Ejecutivo Administrativo de Comunidades

Building Manager, somos una empresa de gestión inmobiliaria, que desde el 2010, transformamos la administración tradicional de edificios en una gestión colaborativa y moderna, donde inmobiliarias, comités, residentes y empresas trabajan en conjunto por un mismo objetivo: comunidades y espacios corporativos sostenibles y bien gestionados.

Combinamos experiencia operativa, tecnología y un enfoque humano para generar valor a largo plazo en cada proyecto que administramos —ya sea un edificio residencial o de oficinas.
Más que administrar, construimos comunidad.

PRINCIPALES FUNCIONES:
• Administrar de forma integral los aspectos financieros y administrativos de las comunidades, a través del software asignado para esta labor.
• Coordinarse con el Jefe de Operaciones para garantizar la correcta ejecución de servicios, contratos y cumplimiento de la normativa vigente.
• Gestionar los gastos comunes: elaboración, registro, cobro y control de morosidad.
• Supervisar la administración de personal: contratación, gestión laboral y payroll.
• Mantener actualizada toda la información relevante de la comunidad y generar reportes e informes solicitados por la gerencia.
• Atender y gestionar los requerimientos del Comité de Administración, residentes y del área de Operaciones, asegurando respuestas y soluciones oportunas

RESPONSABILIDADES:
•- Gestión administrativa: Mantener organizada la documentación legal y administrativa de la comunidad, gestionar la correspondencia con propietarios, proveedores y autoridades, coordinar reuniones y asambleas (convocatorias, actas) y atender solicitudes del comité, residentes y área de operaciones.
- Gestión financiera: Elaborar presupuestos mensuales y anuales, calcular y emitir gastos comunes ordinarios y extraordinarios, gestionar la recaudación y controlar la morosidad, administrar cuentas bancarias y pagos a proveedores, además de generar reportes e informes financieros periódicos.
- Gestión de recursos humanos: Administrar procesos de contratación y contratos del personal de la comunidad, procesar remuneraciones, licencias, vacaciones y finiquitos, asegurar el cumplimiento de la normativa laboral y mantener registros actualizados, coordinando con el área de RR.HH. en casos especiales.
- Gestión de contratos y servicios: Supervisar al personal del condominio y el cumplimiento de normativas laborales, auditar la ejecución de servicios externos (mantenimiento, seguridad, limpieza) junto al Jefe de Operaciones, verificar cumplimiento de contratos con proveedores, proponer mejoras y asegurar la actualización de planes de emergencia, reglamentos y certificaciones obligatorias.

REQUISITOS:
• Preferentemente con experiencia en el manejo de plataformas de gestión: Comunidad Feliz, Edifito, Edipro y Kastor (Kastor es excluyente).
• Conocimientos en administración y gestión de comunidades.
• Habilidades de comunicación y servicio al cliente.
• Manejo de herramientas Office y correo electrónico.