Asistente Administrativo

Se busca Asistente Administrativo con experiencia para nuestra empresa ubicada en San Bernardo, interesados enviar CV

-Horario de trabajo LUN a VIE, desde las 08:30 a las 18:00 (viernes salida a las 17:00)
-Trabajo 100% presencial (en situación puntales y previa autorización puede ser remoto)
-Preferiblemente, con vehículo o que viva cerca de la planta
-Servicio de colación incluida
-Entrega de 2 Giftcard anual (por fechas patrias/Navidad)

funciones:
-Gestión documental: Organizar, archivar y mantener actualizados los documentos físicos y digitales (en la nube)
-Atención telefónica y presencial: Recibir llamadas, atender consultas, canalizar documentos y gestiones de atención
-Recibir visitas de proveedores o clientes, ver disponibilidad de uso de salas de reuniones y administrar su uso
-Preparar salas y materiales necesarios para reuniones, notificar al personal de dichas reuniones y horarios
-Comunicación con proveedores varios para garantizar la ejecución efectivo de los procesos administrativos
-Realizar y revisar facturas de exportación en SII, facturas en sistema, guías de despacho, envíos de correspondencia
-Administrar el stock, consumo y compra de los materiales de oficina, consumibles de limpieza y otros
-Gestionar el desempeño y funciones de la persona de limpieza, así como la agenda de trabajo de este
-Controlar la gestión y suministro de uniformes, EPP, botas de seguridad y otros para el uso correcto de implementos
-Registro de pagos, y análisis o conciliaciones básicas del día a día
-Atención al personal administrativo y de fabrica en gestiones del día a día correspondientes a su cargo
-Dar acceso a la puerta de entrada y/o portón de acceso, verificando datos y motivos de la visita (clientes/proveedores/otros)
-Gestión de envío y recepción de correspondencias via courier (llevar registro control de las mismas)
-Gestionar compras de pequeño valor, considerando cotizaciones (insumos generales, de oficina, EPP y otros)
-Administrar control de comidas (llevar registro de asignación, verificación de factura)
-Llevar control de la asignación de EPP y equipos de trabajo, según nuevo procedimiento de dotación
-Para el caso de TUBULAR, elaborar guías de despacho de formación y ventas
-Elaboración de guías de despacho varias (salidas de escombros, equipos y otros)
-Reporte de fallas en servicio con proveedores de servicios de internet/telefonía/impresoras/comidas/AA/filtro de agua
-Comunicación con proveedor de servicio de seguridad, sobre intermitencia en servicio por días feriados
-Soporte en la elaboración de actividades internas varias como: plastificar un documento, imprimir informaciones para cartelera informativa, redacción y/o envío de cartas
-Soporte en la generación de facturas nacionales en los casos de ausencias temporal del área de finanzas
-Revisión dentro de portal de SII para el balance de documentos emitidos, control de facturas y guías de despacho