ASISTENTE ADMINISTRATIVA

Empresa de Accesorios de Alta Gama está en búsqueda de una Asistente Administrativa para formar parte del equipo de trabajo.

OBJETIVO PRINCIPAL DEL CARGO:

Responsable de la atención de visitantes y Clientes que ingresan a la oficina, así como gestionar las llamadas telefónicas, correspondencia y otras funciones administrativas básicas que garanticen el buen funcionamiento de la recepción. Su labor está orientada a efectuar actividades administrativas, bajo instrucciones precisas.

RESPONSABILIDADES Y FUNCIONES DEL CARGO:

1. Cumplir cabalmente todas las definiciones y directrices de la Empresa, lo cual está establecido en el Reglamento de Trabajo, políticas y documentos del Sistema de Gestión de Calidad (SGC); tales como procesos, subprocesos, instructivos, formatos y registros, entre otros.
2. Mantener el área de recepción limpia, ordenada y presentable.
3. Ejecutar tareas de dificultad rutinaria, prestando servicio y apoyo administrativo, en las diferentes áreas de trabajo.
• Digitalización, archivo o envío de documentos.
• Recepción y despacho de correspondencia, si aplica. (mensajería, paquetes).
• Elaboración de reportes, archivos, orden, presentaciones u otro entregable.
• Recopilar y procesar información que le encarguen.
4. Recibir a los visitantes o a las personas que llaman y determinar si se les debe dar acceso a personas (federal Access)
• Atención personal que viene a entrevistas.
• Orientar a colaboradores, Clientes y visitas.
5. Atender presencial y telefónica al Clientes y visitas sobre:
• Horarios y canales de atención.
• Ubicación de Puntos de Venta y página web.
• Estado de Servicios Técnicos (validando status en Sistema MERJET) y atención general.
• Enviar o entregar información a Clientes sobre presupuestos y/o cobrar reparaciones.
6. Mantener actualizada la lista de contactos (personal, clientes, proveedores, etc.) y proveerla al personal de la Empresa que la requiera.
7. Coordinar/ informar /llevar registro de capacitaciones al personal, conforme las directrices que el área de RRHH le indique.
8. Adquisición de bienes y servicios:
• Buscar nuevos proveedores recolectando información sobre condiciones de compra en términos de precio, calidad, plazos de entrega y condiciones de pago.
• Emisión de órdenes de compra en el ERP de forma correcta.
• Seguimiento de entrega de órdenes de compra incluida la recepción en sistema ERP.
• Coordinar con el personal de las demás áreas que las compras estén alineadas con sus requerimientos y los de la empresa.
• Llevar control de suministros de papelería e insumos de oficina; identificar “quiebre de stock” y entregar consolidados de compra cuando se requiera.
• Procesar compras cuando su jefe directo le autorice.
9. Gestionar preparativo de viaje:
• Cotización vuelos, alojamiento, transporte y similares dentro de los márgenes o criterios que defina la Empresa previamente aprobada por jefe directo.
• Conforme los días de viaje y los criterios de Empresa calcular la asignación de fondos de alimentación (monto para desayunos, almuerzos, cenas) según corresponda e informar a las áreas responsables de carga.
• Recopilación de documentos contables de cada orden de compra.
10. Otras actividades que le solicite su jefe directo.
11. Otras actividades de apoyo que se requieran de otras áreas

FORMACION PROFESIONAL

• Técnico en áreas de Administración, Secretariado Ejecutivo o carrera afín.

EXPERIENCIA LABORAL PREVIA
• Mínimo 2 años en cargos o labores similares.

COMPETENCIAS PARA EL CARGO

a) COMPETENCIAS TÉCNICAS
• Manejo de herramientas ofimáticas (Excel, Word, PowerPoint, Outlook).
• Redacción y ortografía.
• Conocimientos básicos en gestión administrativa y contable.
• Uso de sistemas ERP o software de gestión (deseable).

b) COMPETENCIAS DE GESTIÓN
• Organización y planificación.
• Comunicación efectiva.
• Orientación al cliente interno y externo.
• Proactividad y autonomía.
• Discreción y confidencialidad.
• Capacidad para trabajar bajo presión.