Secretaria / Recepcionista

1. Identificación del cargo

Cargo: Secretaria Recepcionista
Área: Administración
Lugar de trabajo: Conchalí
Jornada: Presencial

Horario:
* Lunes y martes: 08:30 a 18:15 horas.
* Miércoles a viernes: 08:30 a 17:15 horas.
Reporta a: Jefatura / Gerencia

2. Objetivo del cargo

Brindar atención y apoyo administrativo a clientes, proveedores, trabajadores y visitas, asegurando una recepción ordenada, cordial y eficiente, además de gestionar adecuadamente las comunicaciones, documentación y requerimientos administrativos de la empresa.

3. Principales funciones

* Recibir y atender cordialmente a clientes, proveedores, visitas y trabajadores que ingresen a la empresa.
* Atender, filtrar y derivar llamadas telefónicas a las áreas o personas correspondientes.
* Recibir y responder correos electrónicos, derivando las solicitudes a quien corresponda.
* Recepcionar, registrar y distribuir correspondencia, documentos, encomiendas y otros despachos.
* Coordinar y controlar el ingreso de visitas y personal externo, de acuerdo con los protocolos internos de la empresa.
* Mantener actualizados los registros de visitas y otros controles asociados a la recepción.
* Apoyar en la coordinación de reuniones, visitas y actividades administrativas.
* Recepcionar facturas, documentos y otros antecedentes, derivándolos oportunamente a las áreas correspondientes.
* Apoyar en la organización, clasificación y archivo de documentación.
* Mantener el área de recepción ordenada y con una adecuada presentación.
* Apoyar en la solicitud y control de insumos necesarios para el funcionamiento de la recepción.
* Entregar información general a clientes, proveedores y visitas, manteniendo siempre una atención cordial y profesional.
* Apoyar en distintas labores administrativas requeridas por su jefatura.
* Mantener una comunicación fluida con las distintas áreas de la empresa para facilitar la gestión de requerimientos.
* Cumplir con los procedimientos internos, normas de seguridad y protocolos establecidos por la empresa.
* Mantener la confidencialidad respecto de la información a la que tenga acceso en el desarrollo de sus funciones.
* Realizar otras funciones administrativas relacionadas con su cargo que sean solicitadas por su jefatura.

4. Requisitos del cargo

* Enseñanza media completa.
* Deseable formación técnica en Secretariado, Administración o carrera afín.
* Experiencia previa en cargos de recepción, secretariado, atención al cliente o labores administrativas.
* Inglés básico, con capacidad para comprender y responder consultas simples de manera oral y escrita.
* Manejo de Microsoft Office, especialmente Word y Excel.
* Buena comunicación oral y escrita.
* Disponibilidad para trabajar de manera presencial en Conchalí.

5. Competencias requeridas

* Orientación al cliente y servicio.
* Buena comunicación.
* Organización y planificación.
* Orden y atención al detalle.
* Proactividad.
* Responsabilidad y compromiso.
* Trabajo en equipo.
* Capacidad para gestionar múltiples tareas.
* Amabilidad y cordialidad.
* Discreción y confidencialidad.
* Capacidad de adaptación.

6. Relaciones del cargo

Relaciones internas:
Mantiene contacto permanente con las distintas áreas y colaboradores de la empresa para gestionar requerimientos administrativos y canalizar información.

Relaciones externas:
Mantiene contacto con clientes, proveedores, visitas, empresas externas y otros terceros que se relacionen con la empresa.

7. Indicadores de gestión sugeridos

* Correcta atención y orientación de visitas, clientes y proveedores.
* Registro y control oportuno de visitas y documentación recibida.
* Tiempo de respuesta y derivación de llamadas, correos y requerimientos.
* Mantención del orden y funcionamiento de la recepción.
* Cumplimiento de los procedimientos y protocolos internos.
* Nivel de satisfacción de clientes internos y externos respecto de la atención recibida.