secretaria de gerencia ( reemplazo pre y post natal - santiago )

Brindar soporte ejecutivo integral a la Gerencia General mediante la administración eficiente de información estratégica, coordinación de actividades corporativas, gestión documental, control de comunicaciones internas y externas, seguimiento de compromisos organizacionales y apoyo administrativo de alto nivel, asegurando la continuidad operativa, la confidencialidad de la información, el cumplimiento de plazos institucionales y la adecuada representación corporativa de Ingeniería Cuatro S.A. frente a clientes, autoridades, proveedores y demás partes interesadas.

El cargo contribuye directamente al fortalecimiento del Sistema de Gestión de Calidad ISO 9001 mediante el control documental, la trazabilidad de la información, la gestión oportuna de registros y el soporte permanente a los procesos estratégicos definidos por la organización.

C. FUNCIONES DEL CARGO
RESPONSABILIDADES FUNCIONES / ACCIONES
1. Gestión de Agenda Ejecutiva y Coordinación Gerencial Administrar la agenda corporativa de Gerencia General, programando reuniones internas y externas; coordinar actividades estratégicas; gestionar reservas, convocatorias y confirmaciones; monitorear compromisos adquiridos por Gerencia; efectuar seguimiento de acuerdos y mantener trazabilidad de actividades críticas para la toma de decisiones.
2. Gestión Documental y Correspondencia Corporativa Recepcionar, registrar, clasificar, distribuir y archivar documentación física y digital; mantener control documental conforme a estándares ISO 9001; asegurar versionamiento, respaldo y disponibilidad de registros; administrar correspondencia institucional garantizando trazabilidad y confidencialidad de la información.
3. Atención Ejecutiva a Clientes, Autoridades y Visitas Coordinar recepción de clientes, proveedores, mandantes y organismos públicos; preparar salas de reuniones; gestionar requerimientos especiales; representar la imagen corporativa de la empresa mediante una atención profesional, cordial y alineada con los valores organizacionales.
4. Elaboración y Control de Documentación Gerencial Redactar cartas, informes, memorandos, minutas, actas y comunicaciones corporativas; revisar formatos institucionales; verificar consistencia documental; mantener registros actualizados y asegurar el cumplimiento de estándares formales de presentación.
5. Coordinación Interdepartamental Facilitar la comunicación entre Gerencia y distintas áreas de la organización; canalizar solicitudes; coordinar requerimientos administrativos; realizar seguimiento a respuestas comprometidas y apoyar la integración eficiente de procesos organizacionales.
6. Administración de Información Confidencial Custodiar información estratégica, financiera, contractual y organizacional; controlar accesos; asegurar confidencialidad de antecedentes sensibles; aplicar protocolos internos de protección documental y resguardo de información corporativa.
7. Apoyo a la Gestión de Calidad y Auditorías Apoyar la preparación documental requerida para auditorías internas y externas; colaborar en el control de registros del Sistema de Gestión de Calidad; mantener evidencia documental disponible para procesos de certificación y mejora continua.
8. Organización de Actividades Corporativas Coordinar reuniones gerenciales, capacitaciones, actividades institucionales y eventos corporativos; gestionar logística, convocatorias, recursos y documentación requerida; efectuar seguimiento de cumplimiento y evaluación de resultados.
9. Gestión Administrativa General Administrar suministros de oficina relacionados con Gerencia; coordinar servicios administrativos; gestionar solicitudes de compras menores; mantener control de recursos asignados y apoyar la continuidad operativa de la Gerencia.
10. Mejora Continua y Soporte Organizacional Identificar oportunidades de mejora en procesos administrativos; proponer estandarizaciones; participar en iniciativas de eficiencia organizacional; colaborar en proyectos corporativos orientados a fortalecer la gestión administrativa y documental.
D. REQUISITOS EXIGIDOS PARA EL CARGO
REQUISITO DESCRIPCIÓN
Formación Académica Secretaria Ejecutiva, Técnico en Administración, Técnico Jurídico, Técnico en Gestión Empresarial o carrera afín.
Experiencia Deseable mínimo 3 años en cargos de apoyo gerencial o administrativo ejecutivo.
Conocimientos Técnicos Gestión documental, redacción ejecutiva, atención de clientes, manejo de agendas corporativas, protocolos administrativos, control documental ISO 9001.
Herramientas Informáticas Microsoft Office Avanzado, Outlook, Teams, Excel, Word, PowerPoint, sistemas de gestión documental.
Competencias Complementarias Organización, confidencialidad, comunicación efectiva, orientación al detalle y capacidad de coordinación.