SECRETARIA ADMINISTRATIVA

Objetivo del cargo.
Apoyar la gestión administrativa y de recursos humanos de la empresa. Asegurando orden documental, cumplimiento de procesos laborales y soporte administrativo a la Gerencia de administración y Finanzas. Es responsable de mantener actualizada la información de personal, elaborar documentación laboral, organizar trámites administrativos, gestionar registros en el sistema contable y servir de apoyo en la coordinación interna de la empresa.

PRINCIPALES RESPONSABILIDADES

Gestión administrativa general
• Organizar agenda, reuniones, capacitaciones y correspondencia de la Gerencia.
• Administrar archivos físicos y digital de la documentación institucional.
• Gestionar trámites notariales, municipales y bancarios según requerimientos.
• Coordinar suministros de oficina y control de gastos menores.
• Fotocopiado, escaneo y reproducción de documentos.
• Apertura y cierre de instalaciones
• Coordinación de servicios básicos (aseo, guardias, insumos)

Soporte en gestión de cobros
• Apoyar en la preparación, organización y entrega de carpetas de cobro
• Mantener registro ordenados de los documentos asociados a cada obra.

Gestión de recursos humanos
• Elaborar contratos de trabajo, anexos y finiquitos.
• Procesar liquidaciones de sueldo en coordinación con Gerencia de Finanzas.
• Gestionar imposiciones, seguro de cesantía y cotizaciones previsionales.
• Controlar licencias médicas, vacaciones y permisos.
• Mantener al día carpetas laborales de cada trabajador.
• Colaborar en inducciones y capacitaciones internas.
• Preparar documentación y reportes para fiscalizaciones laborales.

Gestión con sistema contable.
• Registrar operaciones básicas de administración y RRHH en el sistema contable (de. Defontana)
• Apoyar en el ingreso y control de facturas, boletas y documentos de respaldo.
• Mantener actualizados reportes básicos de gestión para revisión de Gerencia.
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Gestión de vehículos y logística
• Coordinar y controlar el mantenimiento preventivo y correctivo de vehículos de la empresa.
• Supervisar y llevar registro del Sistema de control GPS.
• Controlar la carga y consumo de combustible, manteniendo respaldos de gastos.
• Administrar documentación obligatoria: permisos de circulación, seguros obligatorios y voluntaris, revisión técnica y homologaciones.
• Asegurar que toda la flota esté operativa, documentada y en cumplimiento con la normativa vigente.
• Apoyar en la coordinación de uso y disponibilidad de vehículos entre las áreas de la empresa.

Atención y coordinación interna
• Atención de llamados telefónicos y derivación oportuna.
• Recepción y atención de público, clientes y proveedores.
• Mantener comunicación con el equipo de Obras para coordinar temas de personal y documentación.

Otros atinentes a los objetivos de la empresa
• Ejecutar tareas adicionales de apoyo administrativo, de RRHH y de gestión en sistema contable, asignadas por la Gerencia Administración y Finanzas o Gerencia General.