Secretaria administrativa

La Secretaria Administrativa es un pilar fundamental en el funcionamiento diario de Vive Clinic . Su rol va más allá de las tareas tradicionales de oficina, ya que facilita la coordinación eficiente de actividades clave como la gestión de agendas, el manejo de documentación y la comunicación interna y externa. Gracias a su capacidad para organizar y resolver problemas de manera ágil.

Funciones del cargo:

1. Agenda diaria:
1.1. Recibir a los pacientes según horario y avisar a los distintos profesionales (kinesiólogos, TENS, médicos).
1.2. Organización de horas (agendamientos, cambios de horas).
1.3. Recordatorios de horas agendadas a los pacientes a través de WhatsApp.
1.4. Recepción y transmisión de dudas presenciales de pacientes, usuarios y también dudas o contingencias de WhatsApp.
2. Evaluaciones Preoperatorias:
2.1.Coordinar con los pacientes para realizar las evaluaciones online.
2.2 Cobrar las evaluaciones/ verificar los pagos; elaborar facturas.
2.3. Clasificar el estado del paciente en el software utilizado por la empresa para agendar pacientes.
2.4. Llevar el correcto orden en la cantidad de sesiones que lleven los pacientes según el paquete comprado.
2.5. Enviar recordatorios al equipo quirúrgico (cirujano, anestesista, arsenalera).
2.6. Reservar box en la sucursal de Los Leones en caso de que sea necesaria agendar evaluaciones en dicha sucursal.
3. Presupuestos: Confección de presupuestos, envío, corrección en caso de ser solicitado e ingreso a la ficha del paciente.
4.- Confirmación de cirugía a través de email con la información entregada por los asesores de venta e ingreso a la planilla de ventas mensuales.
5.-Confección de consentimientos, envío y citación de pacientes para firma en notaria.
6.- Verificación y registro de pagos en general, cierre de caja, envío de reporte diario a gerencia e ingreso de comprobantes al drive. Envío de los comprobantes de pago de las cirugías al gerente general.
7.-Solicitud de dispositivos médicos (vaser, ultrasonido, implantes mamarios de las marcas ISD o MOTIVA) y verificar la recepción de estos en la sucursal de miguel claro.
8.- Emisión de boletas y facturas de venta según petición del área administrativa.
9.- Recepción de pedidos generales y aviso al personal respectivo (aseo, administración, persona en particular).
10.- Apoyo eventual en la toma de fotografías según protocolo existente para esta función.
11.- Control y registros del uso actual de estacionamientos.
12.- Labores de anfitriona para con los pacientes.
13.- Aviso de contingencias.