Secretaria - Administración y Coordinación de Oficina

Delpa Group se encuentra en búsqueda de una Secretaria Ejecutiva Bilingüe para brindar apoyo directo a Gerencia General y asumir la coordinación administrativa y operativa de nuestra oficina corporativa.

Buscamos una persona organizada, autónoma y resolutiva, con capacidad para gestionar diversas responsabilidades y asegurar el correcto funcionamiento de las instalaciones y los servicios internos.

Principales funciones:
- Administración de oficina: Supervisar el orden, limpieza y presentación de las instalaciones, coordinar al personal de aseo y gestionar compras, insumos, inventarios y gastos administrativos.
- Mantenciones y servicios generales: Detectar necesidades de reparación, coordinar proveedores y técnicos, solicitar cotizaciones y supervisar mantenciones hasta su resolución.
- Recepción y atención bilingüe: Atender llamadas, clientes, proveedores y visitas en español e inglés, gestionar correspondencia y coordinar la recepción y preparación de salas de reuniones.
- Asistencia a Gerencia General: Administrar agenda, organizar reuniones presenciales y virtuales, coordinar compromisos, gestionar reprogramaciones y realizar seguimiento de actividades.
- Control de asistencia: Revisar diariamente registros de entrada y salida, identificar atrasos, ausencias u omisiones y reportar incidencias a Recursos Humanos.
- Gestión documental y administrativa: Preparar documentos, comunicaciones y reportes, mantener registros actualizados y resguardar información confidencial.
- Coordinación interna y externa: Atender requerimientos administrativos de las distintas áreas, gestionar proveedores y realizar seguimiento de pendientes, gastos y necesidades operativas.

Requisitos:
- Formación en Secretariado Ejecutivo Bilingüe, Administración de Empresas o carreras afines.
- Mínimo 3 años de experiencia en funciones similares.
- Inglés avanzado oral y escrito (Plus).
- Manejo de Microsoft Office, Outlook, calendarios digitales y herramientas administrativas.
- Capacidad de organización, autonomía, proactividad, orientación al servicio y resolución de problemas.


Consideraciones del cargo:

El puesto contempla funciones tanto de asistencia ejecutiva como de administración, supervisión y coordinación de servicios generales, por lo que requiere disposición para asumir responsabilidades diversas y resolver necesidades operativas cotidianas.

La posición reporta directamente a Gerencia General y considera la coordinación funcional de personal de apoyo y proveedores, dentro de los procedimientos y presupuestos autorizados.