Recepcionista y apoyo administrativo

En iF Chile somos una empresa dedicada al arriendo de espacios de trabajo flexibles, espacios (salas de reuniones y auditorios) y producción de eventos, enfocados en equipos de todos los tamaños y etapas empresariales, mediante contratos anuales o mensuales y nos encontramos en búsqueda de "Recepcionista y apoyo administrativo" con las siguientes especificaciones:

Las Funciones se caracterizan por ser administrativas y operacionales:

1 - Servicio de recepción: Consiste en atender a los miembros, usuarios o sus visitantes que llegan a la sede, recibir las diversas encomiendas, productos o encargos que pueden llegar para algún miembro de la comunidad o usuarios de la sede, tanto recibir como dar aviso al cliente de esta hasta su entrega, agendamiento de salas de reuniones solicitadas por algún miembro procurando dar explicaciones del uso de la plataforma de reserva de salas de reuniones con el fin que se pueda autogestionar, dar información general de la sede que sea solicitada por el miembro, ya sea del uso diario y funcionamiento de la sede referente a los servicios entregados por iF (impresora, uso de máquina de café, plataforma de reserva de salas de reuniones, solicitud de estacionamientos, entre otros). Ayudar a los miembros en la resolución de problemas operativos vinculados con los servicios ofrecidos, pudiendo solicitar ayuda a proveedores externos (presupuestos que deben ser aprobados por su jefatura).

2 - Colaborar con la jefa de comunidad en todas las responsabilidades del áreas operacionales, administrativas y comerciales, que le sean encomendadas.

3 - Actividades operacionales: Solicitud de cotización a diversos proveedores para la solución de problemas encontrados en los espacios, coordinación (es caso que aplique) con encargado de mantención para dar solución a problemas detectados, dar aviso a la Jefa de comunidad de cualquier problema que sea detectado o que sea informado por algún miembro de la comunidad, ayudar a la Jefa de comunidad con cualquier proceso con el fin de garantizar el funcionamiento correcto de la sede.
4 - Actividades administrativas: Ayudar a la Jefa de Comunidad en caso de ser solicitado, con la creación de contratos, solicitud de facturas, cobro y solicitud de comprobantes de garantías, realización de cobranza a los clientes solicitado por la Jefa de Comunidad o por por el área contable de la empresa, ingreso o búsqueda de información en los diversos sistemas de iF, (office, Nexus, Docusign, Duemint, ZK, Safecard).

5 - Colaborar con la Jefa de comunidad con los eventos de la comunidad, desde la organización, compras e invitación a los clientes. Eventos: cumpleaños, desayunos, iFraterno, casa abierta, happy hours, networking, o actividades masivas con el fin de fortalecer el ecosistema completo.

6 - Manejo del sistema de acceso de ingreso de la sede pudiendo ser más de uno, realizando perfiles a nuevos clientes para que puedan ingresar a los espacios, adicional de poder realizar reportes si así fuera necesario para la verificación de ingreso de los miembros, como en caso de ser solicitado por la Jefa de Comunidad o el Área Contable de la empresa pueda dar de baja a los clientes que por motivo de no pago, no firma de contrato, desvinculación, o por cualquier motivo por el cual deja de ser parte de la comunidad de iF, puedan no ingresar a los espacios iF en donde se desempeñe.