Recepcionista

II. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL CARGO

Encargada de realizar funciones administrativas inherentes al cargo de Recepcionista, procurando ser un agente relacionador entre pacientes, médicos, asistente y personal administrativo/Gerencia de la Clínica, con el fin de garantizar el funcionamiento eficiente y fluido de ésta.


IV. RESPONSABILIDADES

- Supervisar y coordinar el funcionamiento operativo/administrativo de la Clínica en cooperación cercano con la gerencia general.
- Coordinación de los asistentes.
- Apertura y cierre clínica en caso de necesidad.
- Atender al público de consultas Dentales, utilizando las frases de saludo y despedida dadas por su jefatura.
- Cobrar a los pacientes antes de la atención y seguir las normas emanadas por la Gerencia.
- Tramitar seguros complementarios y recopilar toda información necesaria, para que el paciente pueda realizar los trámites en su seguro.
- Manejar la agenda de horas médicas y de exámenes.
- Mantener en orden e higiene del mesón, cajones y sala de espera. No puede haber platos ni comida.
- No comer en la recepción. Utilizar el tiempo asignado de café para lo mismo. Los cafés y otros se hacen en la cafetería, y se suben listos.
- En caso de retiro anticipado, coordinar con compañera la continuidad de alguna función importante.
- Enviar correos a los pacientes que requieran el presupuesto por este medio, en caso de que no tenga respuesta, hacerle seguimiento.
- Enviar confirmaciones de citas agendadas. Revisar si fue confirmada manualmente, para que el paciente no reciba dos mensajes.
- Recibir las cancelaciones de los presupuestos según las directrices de la Gerencia.
- Cuadrar cajas diarias para ser cargadas a la contabilidad.
- Ingresar al sistema las anotaciones administrativas de los pacientes.
- Mantener un registro telefónico actualizado de los médicos, que permita ubicarlos en caso de que sea necesario.
- Ser mediadora entre paciente, asistente y médico.
- Mantener el orden y cuadraturas de ventas
- Realizar gestión de presupuesto mensual. Identificar los pacientes con deudas de años anteriores al 2022 y enviárselos a Johanna en correo.
- Cumplir con el protocolo de servicio al paciente y sus pilares referidos a: Transparencia, Trabajo Bien Hecho y Respeto.
- Asistir a las reuniones de asistentes y recepcionistas.
- Tareas administrativas entregada por su jefatura.

V. PROCEDIMIENTOS

- Abrir y cerra clínica, cuando sea necesario.
- Atender correcta y oportunamente el teléfono y a los pacientes.
- Comunicarles a los pacientes del descuento mensual que tiene la clínica.
- Llegar puntualmente a recepción, con pelo seco y presentación personal impecable.
- Al atender el teléfono siempre utilizando los scripts entregados por la Gerencia.
- Dar atención personalizada al público y a los médicos, tanto personal como telefónicamente, en forma cálida, eficaz y oportuna, tratando a todos los pacientes de usted.
- Dar, aplazar o anular las horas dadas a los pacientes según corresponda.
- Dar explicaciones a los pacientes, de las situaciones administrativas bajo las normas internas y previa conversación con el jefe de Sucursal (ejemplo: atrasado de odontólogo)
- Cobro de presupuestos.
- Informar a su Jefatura de reclamos y situaciones especiales que ocurran en su turno.
- Manejo de quejas, reclamos y sugerencias de los pacientes.
- Recibir al paciente e informar adecuadamente respecto al tiempo de espera para ser atendido. En caso de que sean más de 10 minutos, coordinar con jefatura para ofrecer te o café.
- Mantener actualizada la información personal de los pacientes.
- Confeccionar fichas nuevas de los pacientes en el sistema DentalSoft.
- Registrar todos lo recados dejados por los pacientes a los médicos y personal administrativo y entregarlos ordenadamente a quien corresponda con fecha y hora.
- Llevar registro de la documentación recibida.
- Recibir, registrar, distribuir y despachar correspondencia en forma oportuna.
- Preocuparse de que toda la papelería que salga de la Clínica lleve siempre datos completos y actualizados como dirección, teléfono, logo, etc.
- Colaborar con la recepción del Golf, en caso de necesidad y previa coordinación.
- Tareas administrativas entregada por su jefatura.


VI. COMPETENCIAS FUNCIONALES

- Conocimiento de computación y sistemas de gestión.
- Manejo de convenios con empresas externas o instituciones relacionadas.
- Conocimiento del procedimiento administrativo que debe seguir el paciente en cada una de las áreas de la Clínica.
- Coordinación y eficiencia en la entrega de información a pacientes, auxiliares y médicos.
- Minuciosidad y orden en el registro y asignación de horas médicas.
- Cordialidad en el trato con administración, pacientes, médicos y auxiliares.
- Ingles básico.