Recepcionista

Empresa de IV Región requiere contratar Recepcionista administrativo con capacidad para trabajar en equipo, proactivo (a), actitud ética, buen trato.

Descripción de las funciones relativas al cargo:

1. Gestión Administrativa General:
- Organizar y mantener actualizados archivos físicos y digitales de documentos administrativos.
- Redactar cartas, actas, informes, memorándums y correos electrónicos formales.
- Elaborar informes básicos de gestión, cuadros comparativos y documentos de control administrativo.
- Administrar el archivo documental conforme a la política de gestión documental de la empresa.

2. Coordinación y Apoyo Ejecutivo:
- Coordinar reuniones, agendar compromisos y mantener actualizada la agenda de la jefatura o gerencia.
- Preparar salas de reuniones, material de apoyo y logística de encuentros internos o externos.
- Atender y filtrar llamadas, derivar correctamente comunicaciones y coordinar visitas con clientes, proveedores o personal interno.
- Coordinar y supervisar al personal de aseo.

3. Compras Administrativas y Logística Menor:
- Gestionar la compra de pasajes terrestres o aéreos, alojamiento y viáticos según requerimientos de gerencia y colaboradores autorizados.
- Cotizar, solicitar aprobación y coordinar la compra de insumos de oficina, papelería y útiles administrativos, asegurando stock suficiente y control de costos.
- Mantener control de gastos menores mediante reportes de caja chica o rendiciones.
- Gestionar trámites ante notarías, bancos, instituciones públicas o privadas cuando sea requerido.

4. Atención al Cliente:
- Atender de manera cordial y eficiente al personal interno, clientes, proveedores o visitas institucionales.
- Canalizar requerimientos o derivaciones de forma oportuna a las áreas correspondientes y realizar seguimiento si es necesario.

5. Apoyo a Procesos Internos:
- Apoyar procesos administrativos como recepción de facturas, revisión de documentación, solicitudes internas o coordinación interdepartamental.
- Apoyar al área contable o de recursos humanos con tareas puntuales como control de asistencia, entrega de documentación o actualización de registros internos.

6. Cumplimiento Normativo y Confidencialidad
- Resguardar la confidencialidad de la información administrativa, laboral, contractual y estratégica del área o de la empresa.
- Participar en la mejora de procesos administrativos, proponiendo soluciones prácticas.
- Cumplir con los procedimientos establecidos por la empresa en gestión documental, adquisiciones y comunicaciones internas.

Enseñanza media completa (técnico administrativo, secretariado o similar deseable).

Experiencia previa en atención al cliente o recepción

Manejo de herramientas digitales (Word, Excel, correo electrónico).

Buena presencia, comunicación efectiva y orientación al servicio.