Encargado/a de Administración y Finanzas

Empresa de transporte y logística ubicada en Lampa, esta buscando a su próximo Encargado/a de Administración y Finanzas.

Objetivo del cargo será : Asegurar la sostenibilidad financiera y operativa de la empresa mediante una gestión eficiente y estratégica de los recursos económicos, garantizando el cumplimiento de las normativas fiscales y legales vigentes. El cargo busca optimizar procesos administrativos clave como la planificación de flujos de caja, el control presupuestario, la supervisión contable, la ejecución de pagos y cobros, y la relación con terceros, con el objetivo de maximizar la rentabilidad y eficiencia del negocio. Asimismo, se espera que proporcione información financiera clara, precisa y oportuna para respaldar la toma de decisiones estratégicas por parte de la gerencia, fortaleciendo la transparencia, el control interno y el posicionamiento financiero de la empresa en su entorno.

Funciones:
Respaldo Documental para Transferencias: Debe asegurar la entrega oportuna y completa de todos los documentos necesarios para que Cintya Burgos, encargada de Finanzas, pueda realizar transferencias. Esto incluye facturas, órdenes de compra y cualquier respaldo que valide el pago. Su rol es garantizar que la información esté clara, trazable y correctamente archivada, facilitando así un flujo financiero seguro y ordenado.
Producción: Encargado de solicitar a Encargado de Operaciones el respaldo documental por conductor y equipo (propio o tercero), en donde se muestre HR, OC, OT o cualquier documento asociado a los viajes realizados. Esto con el fin de obtener respaldo para poder transferir en conjunto con Encargado de Control Pago.
Controlar costos y optimizar recursos: Implementar mecanismos de control de costos que permitan identificar oportunidades de ahorro, desviaciones, mejorar la rentabilidad y mantener el equilibrio financiero del negocio.
Diseñar y supervisar procesos administrativos: Establecer procedimientos eficientes para la facturación, el cobro, el pago a proveedores y otras tareas administrativas, asegurando fluidez operativa y disminución de errores.
Conciliaciones bancarias: Responsable de realizar conciliaciones bancarias periódicas, asegurando que los saldos contables registrados en los libros de la empresa coincidan con los movimientos y saldos informados por las entidades bancarias. Esta labor se realiza en colaboración con el encargado de control de pagos, revisando depósitos, transferencias, pagos y cargos bancarios para identificar posibles diferencias, como depósitos no registrados, cargos no reconocidos o errores de imputación. Una vez identificadas, se gestionan las regularizaciones contables necesarias.
Supervisar flujos de caja y presupuestos: Planificar y monitorear el flujo de caja de la empresa, asegurando una correcta disponibilidad de recursos para la operación diaria. Controlar los presupuestos operativos y de inversión, optimizando el uso del capital.
Supervisar cobros y pagos a terceros: Controlar el ciclo completo de pagos a contratistas y proveedores, así como los cobros asociados a producción, asegurando coherencia entre órdenes de compra, facturación y ejecución financiera.
Garantizar cumplimiento contable y normativo: Asegurar que los registros contables sean precisos y se ajusten a la normativa fiscal y legal vigente, evitando riesgos de multas, sanciones o contingencias tributarias.
Gestionar procesos de facturación: Velar por el correcto y oportuno proceso de emisión de facturas, asegurando consistencia con los servicios prestados y coordinación con el área operativa. Gestionar el uso del factoring para anticipar flujos de caja, manteniendo relación directa con las entidades financieras involucradas y asegurando el cumplimiento documental.
Cuentas por pagar y cobrar: Encargado de realizar los procesos de cobro por servicios de transporte y gestionar los pagos de facturas o servicios por los diferentes costos/gastos operativos de la empresa (Combustible, TAG, Gastos de ruta, Factoring, créditos etc.)
Gestionar diferencias de precio: Responsable de gestionar aquellos servicios que posean diferencias a favor o en contra respecto a los contratos/tarifas acordadas respectivamente con cada cliente.
Implementar herramientas de control financiero: Desarrollar e interpretar métricas e informes que permitan monitorear el desempeño económico y operativo de la empresa de manera oportuna y confiable.
Gestionar relaciones externas clave: Mantener comunicación activa y estratégica con bancos, auditores, proveedores y otras entidades externas, negociando condiciones favorables para la empresa y resguardando su reputación financiera.
Control de Gestión: Encargado de consolidar y analizar información financiera y operativa clave (combustible, TAG, rendiciones, costos por equipo, etc.), generando reportes periódicos que permitan al Gerente General tomar decisiones informadas. Debe mantener el control del presupuesto, validar consistencia en los gastos y proponer alertas o desvíos críticos en la operación. Esta función es clave para asegurar trazabilidad, eficiencia y control sobre los recursos de la empresa.
Auditar costos de mantenimiento: Revisar y validar los costos asociados a la mantención de equipos y flota, asegurando su correcta imputación contable y su alineación con los presupuestos operacionales.
Generar reportes financieros estratégicos: Elaborar informes periódicos de gestión financiera para la gerencia general, permitiendo una toma de decisiones informada y alineada con los objetivos de crecimiento del negocio.
Apoyar en el desarrollo futuro del Sistema de Gestión Integrado (SGI): Aunque actualmente la empresa no cuenta con un SGI formal, se espera que el cargo participe activamente en su eventual implementación. Esto implica conocer los lineamientos de normas como ISO 45001, 39001, 9001, 50001 y 14001, de modo de anticipar requerimientos financieros y administrativos que permitan una futura certificación sin fricciones.

Requisitos:
Educación Superior.
HERRAMIENTAS:
• Excel avanzado: control de pagos, flujos de caja, presupuestos y consolidaciones.
• Power BI (deseable): análisis de costos y visualización financiera.
• Correo electrónico y Google Drive: coordinación interna, envío y respaldo de documentos.
• Plataformas bancarias: revisión de saldos y coordinación con Encargado de Pagos.
• ERP o sistema contable interno (si aplica): validación de estados financieros y revisión de costos.
FORMACIÓN: Técnico de nivel superior en especialidad industrial, logística o afín.
1 año de experiencia en funciones similares.