Coordinadora de Operaciones y Gestión Comercial

Coordinadora de Operaciones y Gestión Comercial

Santiago

Estamos en búsqueda de una Coordinadora de Operaciones y Gestión Comercial para sumarse a nuestro equipo en Green Design.

Green Design es una empresa con más de 19 años de trayectoria en el mundo del merchandising corporativo, desarrollando soluciones personalizadas para marcas líderes en Chile. Nos distingue nuestro enfoque en la calidad, el diseño innovador y una atención cercana y profesional a cada cliente.

Buscamos una persona altamente organizada, proactiva y con capacidad de seguimiento, que pueda coordinar distintos procesos administrativos y operativos vinculados al desarrollo de proyectos comerciales.

Objetivo del cargo

Gestionar y coordinar las actividades administrativas y operativas asociadas a cotizaciones, desarrollo de proyectos, seguimiento de pedidos y logística de despacho, asegurando la correcta organización de la información, la coordinación con clientes y proveedores y el cumplimiento de los plazos comprometidos por la empresa.

El cargo contribuye directamente a la eficiencia de la operación comercial y productiva, manteniendo control sobre los proyectos en curso y asegurando que cada etapa del proceso se ejecute de forma ordenada y oportuna.

Asimismo, actúa como soporte directo de la coordinación o jefatura, pudiendo asumir la gestión de tareas delegadas y dar continuidad a procesos cuando sea necesario. Debido a la naturaleza de sus funciones, el cargo requiere manejar información sensible de la empresa, clientes y proveedores, por lo que se espera un alto nivel de confidencialidad, criterio profesional y una relación de confianza con su jefatura.

Principales funciones y responsabilidades:

1. Gestión de cotizaciones y propuestas comerciales
Elaborar cotizaciones para clientes de acuerdo con los requerimientos comerciales definidos y realizar su seguimiento.
Solicitar precios, condiciones comerciales, tiempos de producción y disponibilidad a proveedores.
Investigar productos, materiales y alternativas que permitan desarrollar propuestas competitivas.
Preparar propuestas comerciales completas para su envío a clientes.
Mantener actualizada la información de proveedores, listas de precios y alternativas de productos.

2. Coordinación de proyectos
Solicitar a los clientes logos, archivos gráficos y especificaciones necesarias para el desarrollo de los proyectos.
Coordinar la preparación de maquetas, visuales o muestras de productos.
Gestionar la información y documentación de cada proyecto, y realizar seguimiento.
Coordinar con proveedores y equipo interno para asegurar el cumplimiento de plazos y especificaciones.
Comunicar avances, requerimientos o ajustes necesarios durante el desarrollo de los proyectos.

3. Gestión administrativa de pedidos y producción
Registrar pedidos confirmados y organizar la información necesaria para su ejecución.
Mantener actualizada la planilla o sistema de seguimiento de producciones y proyectos.
Controlar el estado de los pedidos con proveedores.
Coordinar fechas de producción, fabricación y entrega.
Verificar que la información técnica y comercial de cada pedido esté completa y correcta.

4. Coordinación de despacho y logística
Coordinar despachos con transportistas, empresas de logística o servicios de courier.
Programar entregas según fechas comprometidas con los clientes.
Realizar seguimiento a los envíos hasta confirmar su recepción.
Preparar o gestionar guías de despacho y documentación logística necesaria.
Verificar direcciones, contactos y condiciones de entrega antes del despacho.
Informar oportunamente el estado de los despachos al equipo interno.

5. Gestión administrativa y control de información
Organizar y mantener actualizada la información de proyectos, pedidos y clientes.
Administrar y mantener actualizadas planillas de control y seguimiento de proyectos, cotizaciones y producciones.
Monitorear pendientes comerciales y operativos, asegurando su seguimiento y resolución.
Realizar trámites, renovaciones y gestiones administrativas relacionadas con la operación de la empresa (por ejemplo registros, plataformas, proveedores o servicios).
Investigar y coordinar soluciones para necesidades operativas de la empresa, como búsqueda de proveedores, servicios o espacios de trabajo cuando sea requerido.
Gestionar compras administrativas o contratación de servicios necesarios para la operación.
Ejecutar otras tareas administrativas u operativas que le sean encomendadas por su jefatura o empleador, dentro del ámbito de sus funciones.

Competencias y habilidades requeridas:

Competencias técnicas

Manejo de Excel o planillas de seguimiento.
Manejo de correo electrónico y herramientas administrativas.
Capacidad para organizar información de proyectos y pedidos.
Conocimiento básico de procesos de cotización, compra o logística (deseable).

Competencias personales

Alto nivel de organización y planificación.
Capacidad de seguimiento y control de múltiples tareas.
Comunicación efectiva con clientes, proveedores y equipo interno.
Capacidad para gestionar varios proyectos simultáneamente.
Proactividad y orientación a soluciones.
Capacidad para priorizar tareas y cumplir plazos.

Condiciones del cargo:
Modalidad híbrida: reuniones presenciales en Santiago 3 veces por semana.
Jornada laboral: Lunes a jueves de 9:00 a 18:30. Viernes hasta las 17:00.
Contrato: Primer mes a honorarios, luego contrato fijo por 3 meses, con posibilidad de pasar a indefinido.
Capacitación: Acceso a cursos online para formación continua.
Ambiente laboral: equipo dinámico, orientación a objetivos y colaboración permanente.


Conócenos: www.greendesign.cl