AUXILIAR DE RESERVAS

PERFIL:
Formación Académica: Deseable formación técnica o profesional
Experiencia: 2 años de experiencia en Reservas hoteleras o de aerolínea. Deseable experiencia en el departamento de Recepción.
Idiomas: Inglés en un nivel mínimo del 70%
Conocimientos Informática: Word, Excel, Power Point, deseable sistema de reservas Opera, GRO y R&I.
Competencias Básicas: Liderazgo, organización y planeación, resolución de problemas, autonomía, proactividad, relaciones Interpersonales y actitud de servicio al cliente.

RESPONSABILIDADES:
• Responder teléfono y mails de reservas oportuna y eficazmente.
• Actualizar diariamente los No Shows en el cuadro consolidado.
• Actualizar la de sábana de grupos semanal.
• Realizar los cargos de tarjeta de crédito en la ausencia de la Coordinadora de Reservas, garantizando la confidencialidad de los datos entregados por el huésped.
• Garantizar el cumplimiento de los procedimientos del área de Reservas para garantizar un manejo eficiente y oportuno de la información.
• Actualizar los perfiles de compañías en Opera.
• Manejar el proceso de reservas de huéspedes Individuales y corporativos.
• Revisar reservas del día siguiente.
• Archivar diariamente la documentación: depósitos, facturas de Travco y Tourico, pagos.)
• Hacer seguimiento diario a las reservas sin garantía.
• Completar el procesamiento de todas las reservas que lleguen al hotel por cualquier medio (teléfono, correo electrónico, etc.)
• Velar por el cumplimiento de las políticas y los procedimientos del área de Reservas
• Cumplir a satisfacción los turnos a los cuales es asignado.
• Aplicar y hacer cumplir la política tarifaria y los procedimientos que conlleva.
• Aplicar la política tarifaria del establecimiento en beneficio del resultado, es decir optimizando la tasa de ocupación y el ingreso medio por habitación del hotel y la plaza.
• Responder al cliente eficientemente y de acuerdo a su necesidad.
• Hacer seguimiento a los grupos, desde la reserva hasta la facturación.
• Apoyar a la Coordinadora de Reservas con el proceso de reservas de grupos.
• Participar en las reuniones que el Gerente General convoque para socializar
estrategias o política tarifaria de “rate management” (eg. Minimum Length of Stay, Closed to Arrival, etc.).
• Monitorear constantemente el pick up y el forecast.
• Velar por el cumplimiento de todos los estándares y requerimientos de la marca Hampton by Hilton.
• Completar y aprobar todos los entrenamientos exigidos por la marca Hampton by Hilton.
• Usar todas las herramientas a disposición del hotel a través de la marca Hampton by Hilton para garantizar una operación más eficiente y maximizar en todo momento los ingresos operacionales del hotel.
• Ser embajador de la cultura Hamptonality.
• Conocer perfectamente la ciudad y la zona para guiar a los huéspedes.
• Conocer a profundidad el programa de lealtad Hilton Honors.
• Conocer a profundidad el programa de servicio al cliente y de calidad SALT y hacerle seguimiento constante.
• Cumplir las políticas y procedimientos de seguridad del hotel para velar por el bienestar de huéspedes y empleados del hotel.
• Cumplir y velar por el cumplimiento de las normas de seguridad industrial en todo momento.
• Apoyar a que todo el proceso de Facturación electrónica marche correctamente según los lineamientos de la DIAN teniendo en cuenta las siguientes indicaciones: - Tomar la reserva con todos los datos claros de compañía o del cliente asegurándose de ingresarlos correctamente en los perfiles validando
correctamente los correos a los cuales se enviará la factura electrónica; teniendo en cuenta que no haya caracteres especiales o esté mal registrado para evitar rechazos de facturas. Por otro lado en caso que sea un pago “advanced” debe llenar los perfiles de acuerdo a instrucciones del CAM.
- Asegurar que la carta de garantía u orden de compra cumpla con los requisitos del cliente o compañía para poder facturar y proceder con la radicación organizándose de tal forma que sean de fácil acceso a los compañeros de recepción.
- En los comentarios de la reserva indicar claramente qué cubre la compañía (alojamiento, alimentación, transportes, lavandería, etc).
- Cerciorarse que la compañía a la que se vaya a facturar tenga crédito corporativo, que la empresa esté creada en el sistema y completo así como el AR.
- Dejar comentarios y/o alertas con solicitudes especiales de la compañía. - Verificar que la tarifa ingresada sea la correcta.
- Identificar posibles prácticas para el mejoramiento de la facturación electrónica. - Resolver solicitudes directas de las compañías en temas de facturación. - Trabajar en equipo con los departamentos involucrados para que todos los procesos sean exitosos.
- Para hoteles donde aplique, ofrecer el servicio de shuttle y en caso de que la empresa lo necesite ingresar a la reserva para que el día de la llegada la coordinadora del aeropuerto tenga la novedad.