Asistente Recepcionista

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En Avalora LATAM, nos encontramos en la busqueda de un Asistente Recepcionista, el objetivo del cargo es actuar como el primer punto de contacto de la empresa, brindando una atención cordial y eficiente a visitantes, clientes y empleados, a la vez que gestiona las tareas administrativas y de recepción para asegurar el funcionamiento fluido y profesional de la oficina.

Principales responsabilidades
1. Recepción de personal interno y externo: Recibir y atender de manera profesional y amable a colaboradores, visitantes, clientes y proveedores, tanto presencialmente como por teléfono, identificando sus necesidades y dirigiéndolos a la persona o área correspondiente.
2. Gestión de llamadas y comunicación: Filtrar, contestar y transferir llamadas telefónicas, tomar mensajes con precisión y gestionarlos de manera oportuna. Administrar el correo electrónico general de la empresa y canalizar las consultas adecuadamente.
3. Administración de la oficina: Supervisar y mantener, según se requiera, la oficina, salas de reuniones, estaciones de trabajo y la zona de la recepción ordenada, limpia y con una presentación profesional. Esto implica entre otras cosas la coordinación con conserjería, gestión de aires acondicionados, lavado de loza en determinadas ocasiones, gestión de servicios técnicos, mantención de plantas de la oficina, inventario de vinos (máquinas dispensadoras de agua, café, etc.)
4. Coordinación de reuniones y agendas: Programar y coordinar reuniones, reservas de salas y videoconferencias. Mantener actualizadas las agendas de los ejecutivos y recordarles sus compromisos.
5. Soporte administrativo general: Realizar tareas administrativas como coordinación de estacionamiento (en caso de no tener reservar), recepción y despacho de documentos, equipos y materiales, confección de actas de recibo y entrega, derivación de equipamiento a las áreas, coordinación de logística (uber), coordinación y mantención de la flota de camionetas Arval / Avalora, gestión y coordinación de bodegas. Elaborar documentos sencillos, como cartas o informes básicos, siguiendo instrucciones.
6. Gestión de suministros de oficina: Mantener un control del inventario de suministros de oficina (papelería, artículos de limpieza, frutas etc.) y realizar pedidos cuando sea necesario, asegurando la disponibilidad de los recursos.
7. Apoyo al área de finanzas: Colaborar con tareas relacionadas al quehacer financiero de la compañía tales como: trámites bancarios, gestión de caja chica, diversas compras, rendiciones, registros físicos y digitales de actas de entrega, facturas y órdenes de compra.
8. Manejo de información confidencial: Gestionar información sensible y confidencial con discreción y profesionalismo, cumpliendo con las políticas de privacidad de la empresa.
9. Apoyo a otras áreas: Preparación de documentación y otras tareas específicas para el Gerente General. Brinda apoyo a diferentes áreas según sea necesario, como proyectos, comercial, marketing, RRHH.
10. Mantenimiento de Registros: Mantener actualizados registros de visitas, llamadas, envíos, registros y coordinación de stock en bodega, registro de ingreso y salida de artículos varios, y otra información relevante para el funcionamiento de la oficina.
11. Gestionar la operación diaria de Avalora Cowork: incluyendo el control de reservas y uso de espacios, la coordinación de proveedores y requerimientos logísticos, y la supervisión del orden, equipamiento y correcta presentación de las instalaciones.

Responsabilidades Marketing
1. Apoyo en la coordinación y logística administrativa de eventos corporativos, workshops, activaciones y actividades de relacionamiento con clientes y partners. Tal como traslados, catering, materiales y necesidades logísticas generales.
2. Solicitar y gestionar cotizaciones de locaciones, merchandising, proveedores, materiales y servicios asociados al área de marketing.
3. Realizar seguimiento de órdenes de compra, facturación y pagos a proveedores y partners.
4. Mantener actualizado el control de stock de merchandising y materiales disponibles en bodega.
5. Coordinar despachos y entregas de materiales corporativos cuando sea necesario.
6. Coordinar la preparación y habilitación de espacios para reuniones, workshops, eventos y visitas comerciales, velando por la correcta implementación de materiales corporativos y elementos de marca, y por una experiencia alineada con los estándares de Avalora.

Educación
Esencial: Enseñanza media completa, idealmente con formación técnica en Secretariado, Administración o carrera afín.
Deseable: Título técnico de nivel superior en Administración de Empresas, Secretariado Ejecutivo o carrera afín.

Experiencia Relevante
Esencial: Experiencia de al menos 2 años en recepción, asistencia administrativa, atención al cliente o funciones similares.
Deseable: Experiencia en coordinación de proveedores, gestión de compras, control de inventarios, cotizaciones y apoyo logístico para eventos corporativos.

Conocimientos Técnicos
Esencial: Manejo de Microsoft Office o Google Workspace, especialmente Outlook o Gmail, calendarios y planillas de cálculo. Conocimientos de gestión documental, coordinación de reuniones y tareas administrativas.
Deseable: Manejo de sistemas de gestión de compras, órdenes de compra, facturación y control de gastos. Experiencia con plataformas de gestión administrativa o ERP.

Competencias / Habilidades
- Organización y planificación.
- Responsabilidad y compromiso.
- Orden y atención al detalle.
- Proactividad y autonomía.
- Comunicación efectiva y habilidades interpersonales.
- Orientación al servicio y atención al cliente.
- Capacidad para priorizar tareas y realizar seguimiento.
- Resolución de problemas y manejo de imprevistos.
- Capacidad de adaptación y flexibilidad.
- Habilidades de coordinación con proveedores.
- Capacidad para anticipar necesidades y proponer soluciones

Trabajo 100% presencial.

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