Asistente de Sede reemplazo

En iF Chile somos una empresa dedicada al arriendo de espacios de trabajo flexibles, salas de reuniones, auditorios y producción de eventos, diseñados para acompañar a equipos y empresas de distintos tamaños y etapas de desarrollo.

Hoy estamos buscando incorporar a nuestro equipo un/a Asistente de Sede, quien tendrá un rol fundamental en la atención de nuestros miembros y visitantes, la gestión administrativa y el correcto funcionamiento operativo de la sede.

Buscamos una persona organizada, resolutiva, orientada al servicio y con capacidad para desenvolverse en un ambiente dinámico, donde cada día presenta nuevos desafíos.

¿Cuál será tu desafío?
Ser parte activa de la operación de la sede, asegurando una experiencia cercana y eficiente para nuestros clientes y apoyando a la Jefa de Comunidad en las distintas necesidades administrativas, operacionales y comerciales de la sede.

Principales responsabilidades
Atención de recepción: recibir y orientar a miembros, clientes, usuarios y visitantes, gestionando además encomiendas, productos y encargos.

Gestión de salas: realizar y administrar el agendamiento de salas de reuniones.

Orientación a clientes: entregar información sobre el funcionamiento y servicios de la sede, incluyendo impresoras, cafetería, plataformas de reserva, estacionamientos y otros.

Gestión de requerimientos operativos: apoyar en la identificación y resolución de problemas asociados al funcionamiento de la sede.

Apoyo comercial: realización de visitas, atención de posibles clientes y prospectos, revisión de leads y seguimiento a ofertas comerciales enviadas.

Coordinación con proveedores: solicitar cotizaciones, coordinar servicios y apoyar la gestión de mantenciones, previa autorización de la jefatura cuando corresponda.

Seguimiento de incidencias: informar oportunamente a la Jefa de Comunidad sobre problemas detectados o reportados por clientes.

Apoyo administrativo: elaboración de correos, citaciones, documentos internos, contratos, solicitudes de facturas, gestión de garantías, cobranzas y otros requerimientos.

Administración de plataformas: utilización y gestión de herramientas como Office, Nexus, ERP y otras plataformas corporativas.

Apoyo en eventos: colaborar en la organización y ejecución de cumpleaños, desayunos, actividades para clientes y otros eventos de la sede.

Administración de fondos: gestionar fondos asignados para compras y realizar las correspondientes rendiciones.

Otras actividades: apoyar en las tareas y proyectos solicitados por la jefatura directa.

¿Qué buscamos?
Una persona que se caracterice por:

Orientación al cliente y vocación de servicio
Organización y capacidad de planificación
Proactividad e iniciativa
Capacidad para resolver problemas
Buen manejo de relaciones interpersonales
Capacidad para trabajar en equipo
Adaptabilidad a un entorno dinámico
Manejo de herramientas Office y plataformas digitales

Experiencia requerida
Experiencia comprobable de al menos 3 años en cargos o funciones administrativas, operacionales, recepción, atención de clientes, coordinación de servicios o similares.