Asistente de Proyect manager

Perfil de Cargo: Asistente de Proyect manager

Objetivo del cargo

Brindar apoyo administrativo y operativo al Project Manager, asegurando la correcta gestión de la información, el seguimiento de solicitudes, la coordinación de comunicaciones y el control oportuno de los entregables del proyecto, garantizando que toda la documentación requerida sea cargada correctamente en la plataforma de gestión definida por la empresa cliente.

Principales responsabilidades

* Mantener permanentemente actualizada la agenda de contactos del Project Manager, incluyendo teléfonos, correos electrónicos y demás datos de contacto relevantes.
* Recibir, registrar y canalizar todos los mensajes dirigidos al Project Manager, asegurando su adecuada clasificación y seguimiento.
* Recibir las solicitudes realizadas al Project Manager por parte del cliente, proveedores, contratistas o equipos internos, registrarlas y darles seguimiento hasta su resolución o derivación.
* Mantener un registro actualizado del estado de cada solicitud y reportar oportunamente aquellas pendientes o críticas.
* Coordinar con los responsables de cada actividad la obtención de la documentación y antecedentes necesarios para el cumplimiento de los compromisos del proyecto.
* Verificar que todos los entregables definidos para el proyecto sean incorporados correctamente al sistema documental o plataforma de gestión de la empresa cliente.
* Confirmar que cada documento cargado cumpla con los requisitos de formato, nomenclatura, versión y oportunidad establecidos por el cliente.
* Mantener el control del estado de los entregables, identificando documentos pendientes, observados, rechazados o aprobados.
* Informar oportunamente al Project Manager sobre desviaciones, atrasos o riesgos relacionados con la entrega de documentación.
* Preparar reportes periódicos del estado de solicitudes y entregables.
* Coordinar reuniones cuando sea requerido y mantener actualizadas las minutas, acuerdos y compromisos derivados de ellas.
* Mantener un adecuado archivo físico y digital de la documentación del proyecto.

Competencias requeridas

* Alta capacidad de organización y planificación.
* Excelente manejo de prioridades.
* Atención al detalle.
* Capacidad de seguimiento y control.
* Comunicación oral y escrita efectiva.
* Proactividad.
* Orientación al servicio del cliente.
* Capacidad para trabajar bajo presión.
* Confidencialidad en el manejo de la información.

Requisitos

* Formación técnica o profesional en Administración, Gestión de Proyectos, Ingeniería de Ejecución o carrera afín.
* Experiencia mínima de 2 años en funciones de asistencia administrativa o apoyo a la gestión de proyectos.
* Manejo avanzado de Microsoft Office, especialmente Excel, Outlook y Word.
* Experiencia utilizando plataformas documentales o sistemas de gestión de proyectos del cliente (SharePoint, Aconex, Procore, Autodesk Construction Cloud u otros similares será valorado).
* Capacidad para administrar múltiples tareas simultáneamente y cumplir plazos exigentes.

Indicadores de desempeño (KPIs)

* Agenda de contactos actualizada.
* Porcentaje de solicitudes registradas y respondidas dentro del plazo establecido.
* Porcentaje de entregables cargados correctamente en la plataforma del cliente.
* Número de entregables rechazados por errores administrativos.
* Tiempo promedio de registro y seguimiento de solicitudes.
* Cumplimiento de plazos documentales del proyecto.
* Nivel de satisfacción del Project Manager y del cliente respecto al soporte administrativo.

Jornada medio día, horario AM. de Lunes a viernes