Asistente Comercial

1. Objetivo del Cargo
Brindar soporte integral en la atención a clientes, gestión de ventas, seguimiento exhaustivo de órdenes de trabajo e inventario de repuestos. Su propósito es garantizar la continuidad de la operación técnica, asegurar la correcta facturación del área y optimizar la cadena de suministro con proveedores.
2. Funciones y Responsabilidades Principales
• Atención y Servicio al Cliente: Responder requerimientos de clientes vía telefónica, correo electrónico o de forma presencial, entregando soluciones de manera oportuna, profesional y con orientación técnica.
• Gestión Comercial y Facturación: Emitir cotizaciones verificando disponibilidad de stock y listas de precios vigentes; generar notas de venta y gestionar ante administración la emisión oportuna de documentos tributarios (facturas, guías de despacho, notas de crédito).
• Control de Cobranza Operativa: Confirmar la correcta recepción de la documentación tributaria por parte de los clientes y realizar seguimiento preventivo para evitar retrasos en el proceso de pago.
• Abastecimiento y Logística Técnica: Gestionar órdenes de compra de repuestos con proveedores locales e internacionales, realizando el seguimiento riguroso de los tiempos de entrega (Lead Time) para la correcta planificación del equipo técnico.
• Control Operativo de Servicio (OT): Asegurar el ciclo completo de las Órdenes de Trabajo (OT) en el sistema, desde el ingreso, la actualización de estados de avance, la asignación de repuestos utilizados, hasta la consolidación del historial de maquinarias y programación de futuras mantenciones.
• Logística Inversa y Postventa: Coordinar la devolución de repuestos defectuosos o erróneos a Bodega, gestionar sus respectivas notas de crédito y canalizar reclamos o solicitudes de garantía de los clientes en coordinación con el jefe técnico.
3. Requisitos del Perfil
• Educación: Formación Técnica o Profesional en Administración de Empresas, Logística, Contabilidad, Comercio Exterior o carrera afín.
• Experiencia: Experiencia demostrable en funciones administrativas, atención comercial a clientes y seguimiento de facturación / documentación tributaria (idealmente en empresas de servicios técnicos, industriales o automotrices).
• Sistemas ERP: Manejo intermedio o avanzado de sistemas ERP o software de gestión operacional (ingreso de OTs, notas de venta, control de inventario). Deseable experiencia en SAP.
• Conocimientos Técnicos: Comprensión de procesos de compras, control de stock de repuestos y coordinación logística con proveedores.
4. Competencias y Habilidades Blandas
• Orientación al detalle: Rigurosidad en el ingreso de datos de OTs y emisión de documentos para evitar errores de facturación.
• Capacidad de organización: Habilidad para priorizar múltiples solicitudes de clientes, técnicos y proveedores de forma paralela.
• Trabajo en equipo y comunicación asertiva: Capacidad para articular soluciones eficaces entre el equipo técnico de terreno, el área comercial y los clientes.
• Responsabilidad y proactividad: Autonomía para detectar retrasos logísticos con proveedores o desviaciones en la cobranza.
5. Indicadores Clave de Desempeño (KPIs Propuestos)
Para la evaluación de desempeño y la posterior transición a contrato indefinido, se medirán:
• Tiempo de respuesta a cotizaciones: Cumplimiento del plazo máximo de entrega de cotizaciones al cliente desde el ingreso de la solicitud.
• Exactitud en facturación técnica: Minimización del porcentaje de notas de crédito emitidas a causa de errores operativos o malas imputaciones en el sistema.
• Cumplimiento de stock y Lead Time: Reducción de detenciones en las Órdenes de Trabajo por repuestos no solicitados o no gestionados a tiempo con los proveedores.