Asistente Administrativo de Flota

OBJETIVO DEL CARGO
Apoyar la gestión administrativa y operacional, traslado y coordinación del personal embarcado, garantizando su oportuna disponibilidad para las operaciones de flota. Asimismo, administrar los procesos de compras, requisiciones y documentación asociada en los sistemas, velando por la trazabilidad, exactitud y cumplimiento normativo de la información, de manera de asegurar el correcto funcionamiento y continuidad operacional de la flota.

FUNCIONES PRINCIPALES
Coordinación de Personal y Relevos
• Enviar correos de relevo informando al personal en proceso de relevo.
• Coordinar y realizar compra y reserva de pasajes para el personal.
• Elaborar y gestionar pedimentos de pasajes.
• Crear y administrar grupos de WhatsApp para la coordinación del personal.
• Mantener comunicación con el personal respecto de relevos, pasajes y traslados.
• Apoyar en la contratación de personal y en la gestión de documentación asociada.

Gestión de Sistemas y Compras
• Trabajar con el sistema Koralis para el registro y gestión de información.
• Trabajar con Softland para reserva de materiales, requisiciones y órdenes de compra.
• Solicitar y realizar seguimiento de órdenes de compra y pagos a proveedores.
• Gestionar solicitudes de muelle.

Gestión Documental y Control
• Escanear y digitalizar documentación de oficina.
• Ordenar y mantener actualizada la documentación física y digital.
• Elaborar, mantener y actualizar planillas Excel de control.
• Registrar y hacer seguimiento de información en planillas de control.
• Realizar seguimiento a las distintas solicitudes administrativas y operacionales.

REQUISITOS
• Técnico o profesional en Administración, Secretariado Ejecutivo, o carrera afín.
• Experiencia previa en cargos administrativos, idealmente en el rubro marítimo o logístico.
• Manejo intermedio-avanzado de Excel.
• Deseable experiencia con sistemas ERP (Softland, Buk, Koralis, Directemar).
• Buena capacidad de organización, comunicación y trabajo bajo presión.
• Disponibilidad para trabajo presencial en Puerto Montt.

HABILIDADES VALORADAS
• Proactividad y capacidad de gestión multitarea.
• Orientación al detalle y orden documental.
• Buenas relaciones interpersonales y coordinación constante con personal embarcado.

BENEFICIOS DE LA EMPRESA
• Afiliación a Caja de Compensación.
• Desayuno para el personal.
• Buen ambiente laboral.
• Seguro complementario de salud al pasar a contrato indefinido.
• Aguinaldos de Fiestas Patrias y Navidad.
• Ropa de trabajo y elementos de protección personal (EPP).
• Actividades de bienestar y celebraciones para el equipo.