Asistente Administrativo/a – Mesa de Ayuda Audiovisual

Descripción del cargo

En ISS Facility Services nos encontramos en búsqueda de Asistentes Administrativos/as para integrarse al equipo de Mesa de Ayuda Audiovisual de la Universidad del Desarrollo. Buscamos personas organizadas, proactivas y con una marcada orientación al servicio, capaces de gestionar requerimientos administrativos y coordinar el soporte operativo necesario para el correcto funcionamiento de salas de clases, auditorios y espacios institucionales.

El objetivo del cargo será brindar una atención oportuna y eficiente a docentes, usuarios y equipos internos, asegurando la disponibilidad, preparación y correcta operación de los espacios académicos, junto con mantener un adecuado control administrativo y registro de las actividades realizadas.

Principales responsabilidades

Recibir, registrar y gestionar solicitudes e incidencias relacionadas con salas de clases, auditorios y espacios institucionales.

Coordinar y derivar requerimientos al equipo técnico audiovisual, de acuerdo con su prioridad.

Atender solicitudes presenciales de docentes y usuarios, proporcionando insumos y apoyo operativo.

Elaborar informes diarios y semanales sobre solicitudes atendidas, carga académica y reservas de espacios.

Gestionar inventarios de insumos, mantelería y materiales de apoyo.

Preparar e imprimir señaléticas, hojas de reserva y documentación operativa.

Realizar rondas de inspección y completar listas de verificación de salas, revisando aforo, mobiliario, iluminación, climatización, equipamiento y orden.

Preparar las salas antes de clases y actividades, verificando la disponibilidad de equipos audiovisuales e insumos.

Supervisar el apagado y cierre operativo de salas y equipos, conforme a los protocolos establecidos.

Apoyar el montaje y desmontaje de espacios para ceremonias y eventos institucionales, coordinando mobiliario, mantelería y requerimientos protocolares.

Mantener una comunicación fluida con las áreas académicas, equipos técnicos y responsables de eventos, contribuyendo a una experiencia de servicio de alto estándar.

Requisitos del cargo

Enseñanza media completa; deseable formación técnica o administrativa.

Experiencia en labores administrativas, atención de usuarios, coordinación operativa o asistencia de servicios.

Manejo de herramientas computacionales, especialmente Microsoft Office y elaboración de reportes.

Capacidad de organización, planificación y seguimiento de requerimientos.

Habilidades de comunicación efectiva, trabajo en equipo y resolución de problemas.

Proactividad, responsabilidad, orientación al detalle y disposición para realizar labores administrativas y operativas en terreno.

Competencias clave

Orientación al cliente y vocación de servicio.

Organización y capacidad de priorización.

Comunicación efectiva y coordinación entre equipos.

Atención al detalle y cumplimiento de procedimientos.

Adaptabilidad y capacidad para trabajar en un entorno académico dinámico.