Asistente administrativo

Andes-TEC se encuentra en proceso de incorporar a un nuevo colaborador para el puesto de Asistente Administrativo.

Perfil de Cargo
Asistente Administrativo
Área: Administración / Soporte Comercial
Ubicación: Providencia, Santiago, Chile

1. Objetivo del Cargo

Brindar soporte administrativo integral a la empresa Andes-TEC, asegurando el correcto funcionamiento de los procesos administrativos, comerciales y de coordinación interna. El cargo requiere una persona organizada, proactiva y con capacidad de gestionar múltiples tareas, apoyando tanto la gestión documental como la relación con clientes y proveedores.

2. Funciones y Tareas del Cargo

2.1 Gestión Administrativa General
- Mantener actualizados los archivos administrativos físicos y digitales de la empresa.
- Gestionar la recepción, registro y distribución de correspondencia y documentación.
- Elaborar y mantener bases de datos de clientes, proveedores y contactos comerciales.
- Organizar y mantener actualizado el archivo de contratos, órdenes de compra y documentos legales.
- Apoyar en la preparación de informes administrativos cuando sea requerido.
- Controlar y mantener ordenados los documentos contables para entrega al área contable o contador externo.

2.2 Apoyo al Área Comercial
- Elaborar cotizaciones comerciales según lineamientos entregados por la gerencia o área técnica.
- Registrar y actualizar oportunidades comerciales en bases de datos o CRM.
- Realizar seguimiento administrativo a cotizaciones enviadas a clientes.
- Coordinar reuniones comerciales con clientes o proveedores.
- Apoyar en la preparación de propuestas comerciales y presentaciones.
- Mantener actualizada la información de productos, listas de precios y catálogos.

2.3 Gestión de Facturación y Documentación Comercial
- Preparar documentación para procesos de facturación.
- Registrar órdenes de compra recibidas de clientes.
- Emitir o coordinar emisión de facturas y guías de despacho según procedimientos internos.
- Llevar control de documentos tributarios asociados a ventas.
- Mantener registro actualizado de pagos pendientes y seguimiento de cobranzas administrativas.

2.4 Coordinación Operativa y Logística
- Coordinar agendas de reuniones, visitas técnicas o reuniones comerciales.
- Apoyar en la coordinación logística de entregas de equipos o servicios a clientes.
- Gestionar reservas de salas, reuniones o actividades internas.
- Coordinar servicios de mensajería, transporte o envíos de equipos.
- Apoyar en la organización de eventos corporativos o participación en ferias tecnológicas.

2.5 Atención y Relación con Clientes
- Atender llamadas telefónicas y consultas de clientes.
- Recibir visitas y brindar orientación inicial a clientes o proveedores.
- Gestionar correos electrónicos de contacto o consultas generales de la empresa.
- Derivar solicitudes de clientes al área correspondiente (técnica, comercial o administrativa).
- Mantener una comunicación cordial y profesional con clientes.

2.6 Apoyo en Marketing y Comunicaciones
- Apoyar en la preparación de publicaciones corporativas para LinkedIn u otros medios.
- Coordinar la recopilación de material para difusión de proyectos o productos.
- Mantener actualizados documentos corporativos, presentaciones o brochures.

2.7 Gestión de Compras Administrativas
- Cotizar insumos administrativos o requerimientos de oficina.
- Coordinar compras menores necesarias para el funcionamiento de la empresa.
- Mantener control de inventario básico de materiales administrativos.

Formación
Técnico o profesional en Administración de Empresas o carrera afin

Experiencia
De 2 a 5 años de experiencia en cargos administrativos o de asistencia gerencial.

Competencias Requeridas

Competencias Personales
- Alto nivel de organización y planificación
- Proactividad e iniciativa
- Excelente capacidad de comunicación
- Responsabilidad y confidencialidad
- Orientación al detalle
- Buen manejo de relaciones interpersonales

Competencias Técnicas
- Manejo de Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint)
- Manejo de correo corporativo y agenda digital
- Deseable experiencia con CRM o sistemas administrativos
- Capacidad para redactar documentos y comunicaciones formales.

Como postular:
Enviar CV al correo: andres@andes-tec.cl
Asunto: Postulación Asistente Administrativa – Andes-TEC