Asistente

¡En iF Chile buscamos un/a Asistente de Sede!

¿Te gusta la atención al cliente, eres una persona organizada y disfrutas que todo funcione correctamente? ¡Esta oportunidad puede ser para ti!

En iF Chile somos una empresa especializada en espacios de trabajo flexibles, oficinas, salas de reuniones, auditorios y producción de eventos, ofreciendo soluciones a empresas y equipos de distintos tamaños y etapas de desarrollo.

Buscamos incorporar a nuestro equipo un/a Asistente de Sede, que contribuya al correcto funcionamiento de nuestras instalaciones mediante una atención cercana y profesional, una gestión administrativa ordenada y una respuesta oportuna a los requerimientos operacionales de nuestros clientes.

Queremos sumar a una persona proactiva, responsable, resolutiva y con alta orientación al servicio, que disfrute trabajar en equipo y sea capaz de gestionar distintas tareas de manera simultánea.

¿Cuáles serán tus principales responsabilidades?
Administrar y coordinar las reservas de salas de reuniones, entregando orientación a los clientes sobre el uso de las plataformas de reserva.
Verificar el correcto funcionamiento de los servicios e instalaciones, identificando y comunicando oportunamente cualquier incidencia.
Gestionar cotizaciones con proveedores y coordinar requerimientos de mantención, informando a la Jefa de Comunidad sobre problemas detectados o reportados.
Apoyar el seguimiento de solicitudes e incidencias hasta su resolución, contribuyendo a mantener una sede operativa y en óptimas condiciones de servicio.
Orientar a los clientes sobre el uso de impresoras, máquinas de café, estacionamientos y otros servicios disponibles.
Recibir y atender cordialmente a los miembros de la comunidad, clientes, visitantes y proveedores que ingresen a la sede.
Recibir, registrar y gestionar la entrega de correspondencia, encomiendas y productos destinados a los clientes.
Entregar información y orientación sobre los servicios y el funcionamiento de la sede.
Elaborar y gestionar documentos solicitados por la jefatura, tales como correos de citación, comunicaciones internas, contratos y otros documentos administrativos.
Apoyar la gestión de facturación, solicitudes de facturas, comprobantes de garantía y documentación asociada a los servicios contratados.
Realizar recordatorios de pago y gestiones de cobranza cuando sean solicitados por la jefatura directa.
Mantener actualizada y ordenada la información y documentación correspondiente a la sede.
Administrar y coordinar las reservas de salas de reuniones, entregando orientación a los clientes sobre el uso de las plataformas de reserva.
Verificar el correcto funcionamiento de los servicios e instalaciones, identificando y comunicando oportunamente cualquier incidencia.
Ingresar, consultar y actualizar información en las plataformas y sistemas internos de la empresa, tales como Office, Nexus, ERP y otras herramientas de gestión.
Colaborar en la organización y ejecución de actividades de la sede, como cumpleaños, desayunos y otros eventos solicitados por la jefatura.

¿Qué buscamos en ti?

Experiencia laboral comprobable mínima de 3 años en funciones similares, idealmente en recepción, administración, atención al cliente, hotelería, servicios corporativos o coworking; Excelentes habilidades de atención al cliente y comunicación interpersonal; Capacidad de organización, planificación y seguimiento de tareas; Proactividad; Capacidad para resolver problemas y trabajar colaborativamente; Manejo de herramientas Office y disposición para aprender y utilizar plataformas digitales de gestión.

¿Te identificas con este perfil?

¡Queremos conocerte! Postula y sé parte de iF Chile, contribuyendo a crear espacios de trabajo donde las personas y las empresas puedan conectarse, colaborar y crecer.