ADMINISTRATIVA DE FINANZAS Y FIDELIZACION DE CLIENTES

1. Identificación del cargo
Cargo: Administrativa Área de Finanzas y Fidelización de Clientes
Área: Administración y Finanzas
Dependencia: Gerencia / Administración
Modalidad: Online/ Híbrida
Jornada: Jornada completa

2. Objetivo del cargo
Responsable de ejecutar y controlar los procesos administrativos de la empresa, con especial foco en facturación, cobranza administrativa, control de contratos, documentación de clientes y proveedores, uso de sistemas y apoyo general a la gestión administrativa.
El cargo deberá asegurar que la información administrativa se encuentre actualizada, ordenada y disponible oportunamente para la gerencia y las distintas áreas de la empresa.

3. Principales responsabilidades
A. Facturación
• Emitir facturas, notas de crédito y notas de débito según corresponda.
• Identificar facturas pendientes de emisión.
• Coordinar con el área comercial/operaciones la información necesaria para facturar.
• Mantener respaldo y orden de la documentación tributaria.

B. Control de contratos
• Mantener un registro actualizado de los contratos de clientes y proveedores.
• Mantener respaldo digital de contratos, anexos y documentos asociados.
• Apoyar el proceso administrativo de renovación de contratos.
C. Administración de clientes
• Mantener actualizada la información administrativa de los clientes.
• Preparar certificados, respaldos y antecedentes administrativos cuando corresponda.
• Dar seguimiento a solicitudes administrativas de clientes.
D. Uso y control de software
• Utilizar correctamente los sistemas administrativos, ERP, CRM y plataformas internas de la empresa.
• Apoyar la implementación y mejora de procesos digitales.
E. Cuentas por cobrar y cobranza administrativa
• Mantener control de facturas emitidas y pendientes de pago.
• Realizar seguimiento administrativo de facturas vencidas.
• Enviar recordatorios de pago a clientes según procedimientos definidos.
F. Apoyo administrativo general
• Mantener archivos físicos y digitales organizados.
• Preparar informes y planillas administrativas.
• Gestionar documentación interna y externa.
• Apoyar a gerencia en tareas administrativas.
• Coordinar reuniones, documentación y actividades administrativas cuando sea necesario.
• Apoyar procesos de recursos humanos en materias administrativas.

5. Requisitos del cargo
Formación:
• Técnico en Administración de Empresas, Contabilidad, Finanzas o carrera afín.
• También pueden considerarse personas con experiencia comprobable en cargos administrativos similares.
Experiencia:
• 2 años o más en funciones administrativas.
• Experiencia en facturación y manejo documental.
• Deseable experiencia en empresas de servicios B2B.
Conocimientos:
• Facturación electrónica.
• Excel / Google Sheets.
• Manejo de ERP o software administrativo.
• Manejo de CRM, deseable.
• Control documental.
• Conceptos básicos de contabilidad y cuentas por cobrar.
• Deseable conocimiento de contratos comerciales.

6. Competencias
• Orden y capacidad de organización.
• Atención al detalle.
• Responsabilidad y autonomía.
• Capacidad de seguimiento.
• Buen manejo de información.
• Orientación al cumplimiento.
• Capacidad para trabajar con varias tareas simultáneamente.
• Buena comunicación escrita y verbal.
• Manejo de herramientas tecnológicas.
• Proactividad para detectar problemas y proponer soluciones.
• Discreción y confidencialidad.