Administración, Cobranzas y Operaciones

1. Identificación del Cargo
• Nombre del Cargo: Asistente Administración, Cobranzas y Operaciones
• Reporta a: Administración y Finanzas
• Propósito Principal: Gestionar de manera integral los procesos de cobranza, control de cuentas por cobrar y flujo de caja, asegurando la correcta relación con clientes. Asimismo, administrar y coordinar procesos logísticos básicos (facturación, rutas y distribución), control de inventarios mensuales y tareas de contabilidad general, actuando como un nexo operativo y administrativo eficiente entre las áreas comercial, logística y financiera.
II. Funciones y Responsabilidades Principales
1. Gestión de Cobranza y Cuentas por Cobrar (Enfoque Principal)
• Realizar cobranza preventiva y ejecutiva vía telefónica, correo electrónico y portales de pago (retail, HORECA, distribuidores).
• Emitir y enviar estados de cuenta actualizados a clientes y ejecutivos de venta.
• Gestionar documentos vencidos aplicando protocolos de bloqueo o suspensión de despacho ante impagos, en coordinación con Comercial.
• Conciliar diariamente los pagos recibidos con las facturas emitidas y registrar abonos en el sistema ERP.
• Analizar discrepancias de pago (devoluciones, mermas, quiebre de cadena de frío) y coordinar notas de crédito.
2. Funciones Administrativas, Logísticas y de Inventario (Nuevas Incorporaciones)
• Logística y Distribución:
o Conocer, supervisar y apoyar en la distribución logística diaria, comprendiendo el flujo de facturación, la emisión de guías de despacho y la optimización o revisión de rutas del sistema de distribución.
o Actuar como punto de contacto operativo para resolver incidencias de despacho que afecten la facturación o el cobro posterior.
• Control de Inventarios:
o Ejecutar y liderar el control de inventarios mensual (toma física y cuadre con sistema ERP), detectando desviaciones, mermas o diferencias de stock.
• Contabilidad Básica y Administración:
o Realizar tareas de contabilidad básica, tales como el registro y revisión de ingresos/egresos, cuadre de caja chica, rendiciones de gastos y apoyo en la conciliación bancaria mensual.
3. Evaluación de Crédito y Reportabilidad
• Evaluar y proponer líneas de crédito o modificaciones de cupo para clientes, considerando comportamiento de pago y estacionalidad.
• Elaborar reportes periódicos de antigüedad de deuda (Aging de cartera), cálculo de DSO (Days Sales Outstanding) y proyecciones de recaudación para el flujo de caja.
III. Requerimientos del Cargo
Formación Académica
• Título técnico superior o universitario en Contabilidad, Administración de Empresas, Finanzas, Ingeniería Comercial o carrera afín.
Experiencia Laboral
• 1 a 3 años de experiencia en roles híbridos o similares (ej. Administración, Control de Gestión, Finanzas o Cobranzas con fuerte base contable y administrativa).
• Deseable experiencia previa en empresas de distribución, consumo masivo (FMCG) o alimentos, con manejo de portales B2B y nociones de logística/despachos.
Conocimientos y Herramientas Técnicas
• Microsoft Excel (Nivel Intermedio-Avanzado): Tablas dinámicas, funciones lógicas y cruce de datos para conciliación masiva e informes de inventario/cartera.
• Manejo de ERP: Experiencia comprobable en sistemas de gestión (ej: SAP, Softland, Defontana, Oracle o similar).
• Normativa Tributaria y Comercial: Conocimientos sólidos de facturación electrónica, guías de despacho, notas de crédito/débito y la ley de plazos de pago vigentes.
• Conocimiento Logístico: Familiaridad con procesos básicos de distribución, ruteo y control de bodegas/inventarios.