Asistente administrativo

En Rustic Chic, empresa dedicada a la fabricación de muebles a medida, se encuentra en búsqueda de un/a Asistente Administrativo/a para incorporarse a nuestro equipo.

Buscamos una persona ordenada, rigurosa, responsable y orientada a resultados, con capacidad para gestionar documentación, realizar seguimiento de procesos administrativos y apoyar la gestión de cobranza y control financiero de la empresa.

Principales funciones

Cobranza y cuentas por cobrar
- Mantener actualizada la cartera de cuentas por cobrar, considerando facturas emitidas, vencimientos, abonos y saldos por cliente.
- Realizar cobranza preventiva y de cuentas vencidas mediante correo, teléfono y otros canales definidos.
- Registrar y mantener actualizadas las gestiones de cobranza, compromisos de pago y próximas acciones.
- Verificar y registrar los pagos recibidos.
- Realizar seguimiento a compromisos de pago incumplidos y reportar oportunamente a jefatura.
- Coordinar con el área de Ventas la documentación necesaria para la gestión de cobranza, tales como órdenes de compra, recepciones conformes y respaldos de despacho.

Gestión y documentación del ERP
- Ingresar, revisar y validar información administrativa en el sistema ERP.
- Mantener actualizada la información de clientes, documentos de venta, etapas del proceso operativo y pagos.
- Elaborar y mantener actualizados instructivos y procedimientos relacionados con el uso del ERP.
- Documentar flujos de información y responsabilidades entre las distintas áreas.
- Detectar inconsistencias o errores de registro, informar al área correspondiente y realizar seguimiento hasta su regularización.
- Brindar apoyo de primer nivel a usuarios internos respecto del funcionamiento del ERP y derivar a soporte cuando corresponda.

Gestión documental y financiera
- Revisar que los documentos administrativos y financieros cuenten con sus respectivos respaldos y estén correctamente emitidos y registrados.
- Apoyar procesos de conciliación bancaria y cuadratura de cuentas.
- Preparar documentación para cierres mensuales, auditorías y requerimientos de jefatura.
- Mantener un sistema de archivo ordenado y trazable que permita localizar oportunamente la documentación requerida.

Reportería y seguimiento
- Elaborar reportes semanales de cobranza para la Jefatura de Administración y Finanzas.
- Preparar información sobre cartera total, cartera vencida, gestiones realizadas y compromisos de pago.
- Apoyar la elaboración de reportes mensuales para Gerencia, incluyendo indicadores de morosidad, días promedio de cobro y recuperación del período.

Coordinación interna
- Mantener comunicación permanente con las áreas de Ventas, Abastecimiento y Contabilidad para solicitar y validar la información necesaria.
- Realizar seguimiento de documentos pendientes hasta su regularización.
- Velar por que los registros ingresados al ERP cuenten con el respaldo correspondiente.

Requisitos

- Formación técnica o profesional en Administración de Empresas, Contabilidad, Finanzas o carrera afín
- Experiencia previa en funciones administrativas, cobranza, cuentas por cobrar o similares.
- Manejo de Excel nivel intermedio (excluyente)
- Experiencia y manejo de sistemas ERP (excluyente).
- Deseable experiencia en procesos de facturación, cobranza y conciliación bancaria.
- Capacidad para trabajar con información financiera y documentación confidencial.

Si cumples con los requisitos y te interesa desarrollarte en un cargo administrativo con participación en procesos de cobranza, gestión documental y control de información, ¡te invitamos a postular!