Asistente Administrativa

Asistente Administrativa

Objetivo del Cargo
Brindar soporte administrativo integral al equipo comercial y a la operación de la oficina, asegurando la gestión eficiente de procesos administrativos, coordinación de viajes, atención de visitantes, compras y servicios generales, así como el apoyo en eventos, comunicación interna y control documental. La posición contribuye a la continuidad y fluidez de las operaciones mediante una atención oportuna y organizada a las necesidades del negocio.

Principales Responsabilidades
Administración y Gestión de Oficina (Facilities)
Garantizar el adecuado funcionamiento de la oficina, velando por el orden, mantenimiento y disponibilidad de los recursos necesarios.
Gestionar suministros e insumos de oficina, realizando solicitudes de compra y control de inventario.
Solicitar y comparar cotizaciones de bienes y servicios, coordinando proveedores cuando sea necesario.
Coordinar servicios de mantenimiento, limpieza, seguridad y otros servicios generales.
Atender y recibir visitantes, clientes y proveedores, asegurando una experiencia profesional y cordial.

Soporte Administrativo y Secretarial
Gestionar agendas, programar reuniones y coordinar calendarios de líderes y equipos.
Organizar documentación, archivos y registros administrativos, garantizando su actualización y accesibilidad.
Brindar apoyo en tareas administrativas generales bajo supervisión, de acuerdo con las necesidades del negocio.
Gestionar llamadas telefónicas y canalizar consultas a las áreas correspondientes.
Gestión de Viajes y Gastos
Coordinar la logística de viajes corporativos, incluyendo reservas de vuelos, hoteles, transporte y otros servicios relacionados.
Dar soporte a colaboradores y visitantes en la planificación de itinerarios.
Preparar y controlar reportes de gastos, asegurando el cumplimiento de las políticas corporativas.

Soporte al Equipo Comercial
Apoyar la preparación y actualización de reportes comerciales, indicadores y presentaciones.
Mantener bases de datos actualizadas y colaborar en la organización de información relevante para el área de ventas.
Organización de Eventos y Comunicaciones
Apoyar las comunicaciones internas y la distribución de información relevante para colaboradores y equipos.
Actuar como punto de contacto entre el equipo comercial, otras áreas de la empresa y proveedores externos.

Gestión Contractual
Apoyar en la administración y archivo de contratos y documentos administrativos.
Realizar seguimiento de vencimientos, renovaciones y documentación de soporte.
Mantener registros organizados y actualizados para facilitar auditorías y consultas internas.

Requisitos
Estudios técnicos o universitarios en Administración de Empresas, Secretariado Ejecutivo, Asistencia Administrativa o carreras afines.
Experiencia previa en funciones administrativas, secretariales o de soporte a ventas será valorada.
Manejo de herramientas Microsoft Office (Outlook, Word, Excel y PowerPoint) y plataformas digitales de colaboración.
Familiaridad con sistemas CRM y herramientas de gestión administrativa será considerada una ventaja.
Excelente capacidad de organización, planificación y gestión del tiempo.
Habilidades de comunicación verbal y escrita.
Orientación al servicio y atención al detalle.
Capacidad para trabajar de manera colaborativa y gestionar múltiples prioridades simultáneamente.
Proactividad, autonomía y disposición para aprender.

Competencias Clave
Comunicación efectiva.
Organización y planificación.
Gestión de prioridades y seguimiento.
Orientación al cliente interno y externo.
Proactividad e iniciativa.
Trabajo en equipo.
Confidencialidad y responsabilidad profesional.

Perfil del Cargo
Esta posición está orientada a profesionales en etapa inicial de carrera que buscan desarrollarse en un entorno corporativo dinámico. La persona deberá demostrar una sólida actitud de servicio, habilidades organizativas, capacidad para coordinar múltiples actividades y disposición para brindar soporte a diversas áreas de la organización con supervisión cercana.