Encargado/a de Adquisiciones

Importante Empresa Constructora, se encuentyra en búsqueda de un/a Encargado/a de Adquisiciones con experiencia en ICONSTRUYE para su proyecto inmobiliario ubicado en Concepción.

Objetivo del Cargo

El cargo de Encargado/a de Adquisiciones en una empresa constructora tiene como objetivo gestionar integralmente el proceso de abastecimiento de materiales, insumos, herramientas, equipos y servicios requeridos para la ejecución de las obras, asegurando su disponibilidad oportuna, el cumplimiento de los presupuestos y las condiciones comerciales establecidas.
Se requiere experiencia en plataformas de gestión de compras del sector construcción, particularmente ICONSTRUYE, para administrar requerimientos, gestionar cotizaciones, emitir órdenes de compra, realizar seguimiento a proveedores y controlar el estado de los pedidos, manteniendo la trazabilidad documental y la coordinación permanente con los equipos de obra.

Funciones Específicas:

1. Gestión integral de compras y adquisiciones
• Recibir, revisar y gestionar las solicitudes de materiales, insumos, herramientas, equipos y servicios emitidas por las distintas obras y áreas de la empresa.
• Elaborar cuadro comparativo, con al menos 3 cotizaciones.
• Verificar que cada requerimiento contenga las especificaciones técnicas, cantidades, unidad de medida, fecha requerida y centro de costo correspondiente.
• Gestionar las compras de acuerdo con las necesidades operacionales, los presupuestos aprobados y los procedimientos internos de adquisición.
• Priorizar las solicitudes críticas para evitar quiebres de stock, detenciones de faenas o retrasos en la programación de obra.
• Mantener trazabilidad documental de cada requerimiento, desde su recepción hasta la compra y entrega conforme.

2. Administración de compras en ICONSTRUYE
• Administrar las solicitudes de materiales y servicios en la plataforma ICONSTRUYE, verificando su correcta identificación, clasificación y seguimiento.
• Gestionar procesos de cotización en línea, enviando requerimientos a proveedores y recopilando las ofertas recibidas.
• Elaborar y revisar cuadros comparativos de cotizaciones, considerando precios, calidad, disponibilidad, condiciones comerciales, plazos de entrega y costos de despacho.
• Gestionar la selección y adjudicación de proveedores de acuerdo con los criterios de evaluación y niveles de autorización establecidos por la empresa.
• Generar, revisar y tramitar órdenes de compra en la plataforma, verificando cantidades, precios, condiciones de pago, fechas de entrega y centros de gestión.
• Realizar seguimiento a los flujos de aprobación y gestionar las observaciones o correcciones necesarias antes de emitir las órdenes de compra.
• Mantener actualizados los estados de las órdenes de compra, cotizaciones, despachos y recepciones, asegurando la trazabilidad del proceso.

3. Gestión y evaluación de proveedores
• Mantener una cartera actualizada de proveedores de materiales de construcción, ferretería, terminaciones, instalaciones, arriendo de equipos, transporte y servicios especializados.
• Solicitar cotizaciones y negociar precios, descuentos por volumen, condiciones de pago, garantías, tiempos de despacho y condiciones de entrega.
• Evaluar la competitividad de las ofertas considerando el costo total de adquisición, la calidad de los productos y la confiabilidad del proveedor.
• Realizar seguimiento al cumplimiento de los compromisos comerciales y gestionar oportunamente atrasos, diferencias de precios o incumplimientos.
• Identificar proveedores alternativos para productos críticos y desarrollar estrategias de abastecimiento que reduzcan riesgos de desabastecimiento.
• Mantener relaciones comerciales profesionales, procurando condiciones favorables para la empresa y el cumplimiento de sus políticas internas.

4. Seguimiento de órdenes de compra y despachos
• Confirmar con los proveedores la recepción de las órdenes de compra y las fechas comprometidas de entrega.
• Coordinar los despachos de materiales de acuerdo con la programación de las obras y las prioridades definidas por los responsables de terreno.
• Realizar seguimiento a los pedidos pendientes, identificando atrasos y gestionando soluciones oportunas.
• Coordinar entregas parciales o totales, según las necesidades operacionales y las condiciones comerciales acordadas.
• Informar a los equipos de obra sobre el estado de los pedidos y las posibles contingencias que puedan afectar la continuidad de los trabajos.
• Gestionar devoluciones, reposiciones o cambios por materiales defectuosos, incompletos o distintos de los solicitados.

5. Coordinación de recepción y control de materiales
• Coordinar con los encargados de bodega y los equipos de obra la recepción de los materiales adquiridos.
• Verificar que las recepciones registradas correspondan a las órdenes de compra, las cantidades entregadas y las condiciones pactadas.
• Gestionar el registro de recepciones parciales o totales en ICONSTRUYE, según los procedimientos y permisos asignados.
• Solicitar respaldo documental y evidencia de las diferencias o rechazos detectados durante la recepción.
• Coordinar la regularización de entregas incompletas, productos dañados o diferencias entre lo solicitado, lo comprado y lo recibido.
• Mantener coordinación con bodega para conocer la disponibilidad de existencias y evitar compras duplicadas o innecesarias.

6. Control presupuestario y optimización de costos
• Verificar la disponibilidad presupuestaria de las adquisiciones, conforme a los procedimientos de autorización y los centros de costo asignados.
• Comparar precios históricos y cotizaciones actuales para identificar variaciones y oportunidades de ahorro.
• Controlar los montos comprometidos mediante órdenes de compra y alertar sobre desviaciones que puedan afectar el presupuesto de la obra.
• Identificar oportunidades de consolidación de compras, negociación por volumen y utilización de convenios comerciales vigentes.
• Elaborar reportes de compras, gastos, ahorros y compromisos pendientes para apoyar la toma de decisiones de la administración.
• Proponer mejoras en los procesos de abastecimiento que permitan reducir costos, tiempos de gestión y compras urgentes.

7. Control documental y coordinación con finanzas
• Verificar que las órdenes de compra, guías de despacho, registros de recepción y facturas cuenten con los antecedentes necesarios para su revisión. Dichas facturas deben cuadrar con control de costos.-
• Coordinar con contabilidad y finanzas la revisión de diferencias entre los documentos de compra, los materiales recibidos y los montos facturados.
• Gestionar las observaciones documentales y solicitar las correcciones correspondientes a los proveedores.
• Realizar seguimiento al estado de las facturas y apoyar su validación conforme a los procedimientos internos.
• Mantener organizada la documentación de respaldo de las adquisiciones para facilitar auditorías, revisiones internas y controles administrativos.
• Apoyar la conciliación documental entre órdenes de compra, recepciones y facturas, según las funciones habilitadas en ICONSTRUYE y las responsabilidades asignadas.

8. Reportabilidad y mejora continua
• Elaborar reportes periódicos de solicitudes pendientes, cotizaciones en curso, órdenes de compra emitidas, pedidos atrasados y materiales por recibir.
• Controlar los tiempos de respuesta de proveedores y el cumplimiento de las fechas de entrega comprometidas.
• Mantener bases de datos de precios, proveedores, condiciones comerciales e historial de adquisiciones.
• Identificar oportunidades de mejora en los procesos de compra, autorización, despacho y recepción.
• Proponer medidas correctivas para disminuir los tiempos de abastecimiento, los errores administrativos y las compras de emergencia.
• Utilizar los reportes disponibles en ICONSTRUYE y herramientas como Excel para analizar información y apoyar la gestión de compras.
• Cargo directo a quien reporta es Administrador de Obra.-
• Llegada de Materiales a obra, bodeguero . Jefe de Obra y/o Jefe de Terreno

Competencias técnicas requeridas:
• Manejo operativo de ICONSTRUYE, especialmente en solicitudes de materiales, cotizaciones, cuadros comparativos, órdenes de compra, seguimiento de pedidos y recepción.
• Conocimiento de procesos de abastecimiento y compras para proyectos de construcción.
• Experiencia en negociación con proveedores y evaluación de ofertas técnico-comerciales.
• Conocimientos de materiales, insumos, herramientas y servicios asociados a la construcción.
• Manejo de Excel para seguimiento de compras, análisis de precios, reportes e indicadores.
• Conocimientos de control presupuestario, centros de costo y documentación de respaldo de compras.
• Capacidad para coordinar requerimientos simultáneos de una o más obras.

Las personas interesadas en postular a esta vacante de trabajo, deberán realizar el test psicolaboral asignado a través de la plataforma de Chiletrabajos, es un requisito EXCLUYENTE.