ASISTENTE DE APOYO ADMINISTRATIVO

¿CUÁL SERÁ TU ROL?

Buscamos una persona organizada, proactiva y responsable para desempeñarse como Asistente de Apoyo Administrativo, brindando soporte a la operación diaria de la empresa.

Su principal desafío será coordinar y ejecutar tareas administrativas relacionadas con plataformas B2B, documentación comercial, facturación, control de inventarios, compras de insumos, seguimiento de producción y atención de clientes, asegurando el orden, la precisión de la información y el cumplimiento de los plazos establecidos.


PRINCIPALES FUNCIONES

- Gestión documental y procesos comerciales

- Realizar cargas de productos en el portal B2B de Sodimac, coordinar agendas de entrega y gestionar la descarga e impresión de etiquetas.

- Emitir guías de despacho para entregas y traslados internos, verificando la información de productos, cantidades, precios y destinos.

- Emitir facturas asociadas a órdenes de compra (OC) y hojas de entrada de servicios (HES), según corresponda.

- Mantener actualizados los registros de seguimiento relacionados con los servicios de la empresa, incluyendo la emisión de documentos comerciales.

- Control de producción e inventarios

- Organizar y realizar seguimiento de los pedidos y la producción interna de limpiapiés, controlando avances y fechas de entrega.

- Coordinar con el área de producción la disponibilidad de materiales.

- Mantener actualizado el inventario mensual de PVC, registrar consumos y controlar los niveles de stock.

- Informar oportunamente sobre necesidades de reposición para prevenir quiebres de inventario.

- Compras y abastecimiento

- Gestionar compras de materiales e insumos necesarios para producción, coordinando entregas o retiros con proveedores.

- Adquirir artículos de aseo y suministros de oficina según las necesidades internas.

- Mantener registros de insumos, controlar su rotación y programar reposiciones.

- Coordinación de servicios y soporte técnico

- Emitir órdenes de trabajo para el mantenimiento de productos y servicios de la empresa.

- Coordinar y realizar seguimiento de requerimientos con el área técnica.

- Utilizar la plataforma Huebsch Command para revisar el funcionamiento de los equipos conectados, controlar saldos y emitir reportes de errores cuando corresponda.

- Atención de clientes

- Atender solicitudes a través del canal Alodesk y del correo electrónico de servicio al cliente, durante media jornada o según los requerimientos de la operación.

- Registrar solicitudes y reclamos, coordinando su resolución con las áreas correspondientes.

- Realizar seguimiento de los casos pendientes hasta su adecuada gestión.


REQUISITOS

- Experiencia en funciones administrativas, de apoyo operacional o gestión documental.

- Manejo de herramientas computacionales y planillas de control.

- Capacidad para trabajar con documentación comercial, registros de inventario y seguimiento de tareas.

- Organización y atención al detalle en el manejo de información.

- Disponibilidad y disposición para coordinarse con distintas áreas de la empresa.

- Competencias y perfil deseado

BUSCAMOS A UNA PERSONA QUE DESTAQUE POR:

- Organización y planificación: capacidad para administrar distintas tareas y cumplir con los plazos.

- Atención al detalle: precisión en la revisión y emisión de documentos comerciales.

- Proactividad: capacidad para anticiparse a necesidades de reposición y detectar pendientes.

- Seguimiento y control: responsabilidad en la actualización de registros y resolución de requerimientos.

- Comunicación efectiva: coordinación adecuada con clientes, proveedores y equipos internos.

- Responsabilidad y autonomía: capacidad para ejecutar las tareas asignadas de manera ordenada y confiable.