ASISTENTE DE OPERACIONES

### 2. OBJETIVO DEL CARGO

Apoyar la gestión administrativa y operativa del área de Operaciones, coordinando y realizando seguimiento a los servicios, equipos, trabajadores, documentación y requerimientos de las distintas obras y clientes.

Su función principal será contribuir a que los servicios se ejecuten de manera oportuna y coordinada, manteniendo actualizada la información operacional y facilitando la comunicación entre oficina, trabajadores, supervisores, clientes y las distintas áreas de la empresa.

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### 3. PRINCIPALES FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

#### A. Gestión y coordinación operacional

* Apoyar la planificación y coordinación diaria de los servicios contratados.
* Coordinar la asignación de trabajadores y equipos según los requerimientos de cada obra.
* Realizar seguimiento a los servicios programados, modificaciones, suspensiones y reprogramaciones.
* Mantener comunicación permanente con supervisores, operadores, maestros y personal en terreno.
* Informar oportunamente cualquier inconveniente que pueda afectar la continuidad del servicio.
* Apoyar la coordinación de instalaciones, desmontajes, traslados y movimientos de equipos.
* Registrar los servicios ejecutados y pendientes.

#### B. Control de equipos y maquinaria

* Mantener actualizado el registro de equipos disponibles, asignados, en terreno, en traslado y en mantenimiento.
* Coordinar con el área de Mantención los requerimientos de revisión o reparación de equipos.
* Realizar seguimiento a los mantenimientos preventivos y correctivos.
* Apoyar el control de horómetros, kilometraje, horas de trabajo y utilización de equipos.
* Coordinar los movimientos y traslados de maquinaria entre obras.
* Informar oportunamente fallas, daños o situaciones que afecten la disponibilidad de los equipos.

#### C. Control documental

* Mantener actualizada la documentación requerida para el ingreso y permanencia de trabajadores y equipos en las obras.
* Apoyar la recopilación y envío de documentos solicitados por los clientes.
* Controlar registros de servicios, órdenes de trabajo, guías, actas y otros documentos operacionales.
* Mantener respaldos ordenados de la documentación de cada servicio y obra.
* Apoyar la preparación de informes operacionales y reportes solicitados por la jefatura.

#### D. Apoyo a trabajadores y faenas

* Coordinar información relacionada con turnos, horarios, traslados y lugares de trabajo.
* Apoyar la coordinación de viáticos, alojamiento y transporte cuando corresponda.
* Mantener comunicación con trabajadores respecto de instrucciones operacionales.
* Informar a Recursos Humanos situaciones relacionadas con asistencia, atrasos, ausencias u otras novedades detectadas en terreno.
* Apoyar la coordinación de reemplazos ante ausencias o contingencias operacionales.

#### E. Atención a clientes

* Mantener comunicación con los contactos operacionales de los clientes.
* Recibir y canalizar solicitudes relacionadas con los servicios.
* Dar seguimiento a requerimientos pendientes.
* Informar a la jefatura sobre reclamos, observaciones o situaciones relevantes comunicadas por los clientes.
* Apoyar la coordinación de visitas, inspecciones y reuniones operacionales.

#### F. Control y reportabilidad

* Elaborar reportes diarios, semanales o mensuales de operación.
* Mantener actualizados controles de servicios ejecutados, horas trabajadas y equipos utilizados.
* Apoyar el control de estados de avance de los servicios.
* Preparar información para facturación, estados de pago y cobros, cuando sea requerido.
* Mantener actualizadas planillas y sistemas internos de control.
* Generar alertas respecto de servicios pendientes, documentación vencida, equipos fuera de servicio u otras desviaciones.

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### 4. RESPONSABILIDADES DEL CARGO

El ocupante del cargo será responsable de:

* Mantener información operacional actualizada y confiable.
* Realizar seguimiento oportuno de los servicios asignados.
* Informar desviaciones y contingencias a su jefatura.
* Mantener ordenada y disponible la documentación operacional.
* Resguardar la información interna y de los clientes.
* Cumplir los procedimientos internos de la empresa.
* Apoyar el cumplimiento de los estándares de seguridad y prevención establecidos por la organización.
* Mantener una comunicación efectiva con las distintas áreas de la empresa.

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### 5. RELACIONES INTERNAS

Se relaciona principalmente con:

* Gerencia.
* Jefatura de Operaciones.
* Supervisores de terreno.
* Área de Mantención.
* Recursos Humanos.
* Prevención de Riesgos.
* Logística y Bodega.
* Administración y Finanzas.
* Área Comercial.

### 6. RELACIONES EXTERNAS

* Clientes.
* Administradores de obra.
* Profesionales de terreno.
* Empresas contratistas y subcontratistas.
* Proveedores de transporte, alojamiento y servicios asociados.

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### 7. REQUISITOS DEL CARGO

**Formación:**

* Técnico en Administración, Logística, Operaciones, Construcción o carrera afín.
* También podrá considerarse experiencia equivalente en funciones operacionales.

**Experiencia:**

* Deseable experiencia de 1 a 2 años en cargos administrativos u operacionales.
* Deseable experiencia en empresas de construcción, maquinaria, servicios a obras o áreas relacionadas.

**Conocimientos deseables:**

* Manejo de Microsoft Office, especialmente Excel.
* Manejo de correo electrónico y herramientas digitales.
* Control documental.
* Coordinación de personal y equipos.
* Deseable conocimiento de procesos de obras y faenas.
* Deseable conocimiento básico de maquinaria y equipos utilizados en construcción.

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### 8. COMPETENCIAS

* Organización y planificación.
* Capacidad de seguimiento.
* Proactividad.
* Responsabilidad.
* Trabajo en equipo.
* Comunicación efectiva.
* Capacidad para trabajar bajo presión.
* Orientación al cliente.
* Capacidad para resolver problemas.
* Orden y atención al detalle.
* Manejo de información confidencial.
* Adaptabilidad frente a cambios operacionales.

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### 9. INDICADORES DE DESEMPEÑO

El desempeño del cargo podrá evaluarse mediante:

* Cumplimiento de las coordinaciones operacionales.
* Porcentaje de servicios correctamente programados.
* Nivel de actualización de registros y controles.
* Tiempo de respuesta a requerimientos internos y externos.
* Cumplimiento de entrega de documentación.
* Seguimiento de equipos y servicios.
* Cantidad de errores administrativos u operacionales.
* Cumplimiento de reportes solicitados.
* Nivel de satisfacción de clientes internos y externos.

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### 10. CONDICIONES GENERALES

El trabajador deberá desarrollar sus funciones de acuerdo con las instrucciones impartidas por su jefatura, los procedimientos internos de la empresa y las normas de seguridad aplicables.

Asimismo, deberá mantener una actitud colaborativa con las distintas áreas de la organización, pudiendo realizar labores administrativas y de coordinación tanto en oficina como en terreno, cuando las necesidades operacionales así lo requieran.

**Este descriptor establece las principales funciones y responsabilidades del cargo, sin perjuicio de aquellas tareas complementarias que sean necesarias para el adecuado funcionamiento del área de Operaciones y que sean asignadas por la jefatura correspondiente.**