Secretaria Administrativa

Empresa de servicios especializada en la administración y recaudación de aportes de socios para instituciones y fundaciones, gestionando procesos de facturación, cobranza, medios de pago e indicadores de gestión con altos estándares de calidad y eficiencia.

Buscamos una persona organizada y resolutiva que brinde apoyo administrativo y secretarial al área de Recaudación y Gestión, y que colabore en las labores de control de calidad del área: registro y archivo de mandatos, seguimiento de reclamos y apoyo en auditorías.

Sus principales funciones son:
1. Gestionar la correspondencia y las comunicaciones;
2. Recepcionar, ordenar, digitalizar, escanear y archivar la documentación y los mandatos físicos;
3. Administración de junior;
4. Administrar, gestionar y rendir la caja chica;
5. Administrar y gestionar la bodega;
6. Realizar labores administrativas generales (proveedores, insumos, logística);
7. Auditar las autorizaciones de descuento automático suscritas por los socios, verificando integridad de datos, firma y respaldo documental, antes y después del envío a la institución financiera;
8. Ejecutar las auditorías a la digitación y captación, evaluando la calidad de las ventas realizadas por canal telefónico y presencial, mediante escucha de grabaciones y revisión de fichas de venta conforme a pauta establecida;
9.Auditar el proceso de ingreso de información, identificando errores, inconsistencias y patrones irregulares, incluidos indicios de fraude por parte de captadores;
10. Entregar retroalimentación a los equipos de venta y proponer ajustes de protocolo y planes de capacitación cuando el error se repite;
11. Analizar los reclamos asociados a calidad de venta, cobros improcedentes o autorizaciones mal constituidas, determinando causa raíz;
12. Gestionar las modificaciones de monto del aporte, sean solicitadas por el socio o derivadas de errores de ingreso, conforme a criterios definidos;
13. Elaborar y mantener actualizadas las pautas, checklists y procedimientos de auditoría de calidad, sometiéndolos a aprobación de la gerencia;
14. Enviar mandatos al banco y digitar los rechazos de estos.

Principales Conocimientos y Experiencias
Conocimientos: Manejo de Office (Word, Excel, PowerPoint), gestión de agenda y correspondencia, nociones de atención a clientes y archivo documental.
Formación: Secretariado Ejecutivo, Técnico en Administración o carrera afín.
Experiencia: 1 a 5 años en labores administrativas o secretariales, deseable en áreas de operaciones o calidad.
Competencias: Organización, atención al detalle, discreción, comunicación efectiva, proactividad, orientación al servicio.

Ofrecemos
Renta: acorde al mercado
Modalidad: [presencial / híbrida]
Equipo: un equipo dinámico dentro del área de Recaudación