Especialista Administrativo/a – La Serena

Especialista Administrativo/a – La Serena

Para una organización ubicada en la zona de La Serena, selecciona un/a Especialista Administrativo/a con experiencia en procesos administrativos y contables para incorporarse en un proyecto. En este puesto te responsabilizarás de la recepción y procesamiento de facturas y notas de crédito de diversos servicios, tanto asociados a órdenes de compra como a acuerdos de servicios. También gestionarás reportes de gastos de viaje, realizarás el seguimiento del sistema de facturación electrónica y elaborarás informes para los equipos internos y el Departamento de Contabilidad. La posición requiere manejo de sistemas específicos como Reqless, Carina, Costpoint y Openfactura, además de coordinación con las áreas de Contratos, Compradores, Contabilidad y Bodega.

¿Qué ofrecemos?

• Tipo de contrato establecido como proyecto, con duración ligada a las necesidades definidas para la posición.

• Lugar de trabajo en La Serena, con desplazamientos al sitio según organización de las tareas.

• Condición de disponibilidad ideal para quedarse en montaña durante la semana cuando la operativa así lo requiera.

• Posición que admite solicitudes de personas con discapacidad según Ley N°21.015, promoviendo equipos diversos e inclusión laboral.

Funciones qué llevarás a cabo en el puesto

• Recibir y procesar facturas y notas de crédito correspondientes a servicios prestados mediante órdenes de compra o acuerdos de servicios establecidos.

• Mantener comunicación permanente con solicitantes y usuarios para obtener su aprobación respecto de los servicios prestados antes de iniciar el proceso de pago.

• Revisar y procesar reportes de gastos de viaje, asegurando cumplimiento estricto de las políticas y procedimientos definidos por la organización.

• Realizar diariamente el seguimiento del sistema de facturación electrónica, alertando a los equipos de Contratos y Compradores y controlando las acciones pendientes.

• Elaborar informes semanales con base en la información del sistema de facturación electrónica y en las acciones de seguimiento acordadas con Contratos y Compradores.

• Elaborar y presentar reportes de proyección de pagos futuros al Departamento de Contabilidad, facilitando la planificación financiera correspondiente.

• Entregar respuesta oportuna a las empresas de factoring cuando sea requerido, gestionando consultas y solicitudes relacionadas con el estado de pagos.

• Identificar posibles problemas de pago y contactar a las personas adecuadas dentro de la organización para coordinar soluciones efectivas.

• Trabajar con los sistemas Reqless, Carina, Costpoint, Openfactura y carpetas en línea para registrar información y documentación necesaria para completar los procesos de pago.

• Brindar apoyo eventual al equipo de Bodega en el proceso de pago de facturas relacionadas con bienes recibidos en el sitio asignado.

¿Qué perfil buscamos?

• Formación con al menos 8 semestres completados en institución de educación superior acreditada por el Estado, en Administración, Logística, Auditoría o carreras afines directamente relacionadas.

• Experiencia mínima de 3 años en funciones administrativas, con participación demostrable en áreas de administración y contabilidad dentro de organizaciones estructuradas.

• Valorable experiencia previa utilizando los sistemas Reqless, Carina, Costpoint y Openfactura para la gestión administrativa, de facturación y de pagos.

• Capacidad para analizar, sintetizar y elaborar informes administrativos en formato Excel, manejando datos numéricos y tablas con rigor y precisión.

• Conocimientos computacionales de nivel intermedio que permitan un uso fluido de sistemas de información y herramientas ofimáticas habituales.

• Conocimiento intermedio de inglés, suficiente para manejar documentación y comunicaciones básicas en contexto administrativo cuando sea necesario.

• Conocimientos de contabilidad, sistemas de información, finanzas y administración de empresas aplicados a la gestión de facturas, pagos y reportes.

• Manejo de conceptos básicos de resolución de problemas para identificar incidencias de pago, evaluar causas y colaborar en la definición de soluciones.

• Disponibilidad para desempeñar funciones en Recinto La Serena y montaña de Tololo, incluyendo la posibilidad de quedarse en montaña durante la semana cuando se requiera.

Te estamos esperando, ¡Inscríbete!