Asistente Administrativa Alto Hospicio

Empresa en expansión para su nueva sucursal ubicada en Iquique (alto Hospicio), requiere Asistente Administrativa , se detalla algunas funciones del cargo:


1. Custodiar y salvaguardar los activos de la compañía controlando el ingreso de fondos recibidos en el área de Tesorería.
2. Validar que los peonetas recaudadores realicen el depósito de los valores (Billetes) en la Maquina de Automatización de Efectivo (M.A.E.), antes de hacer la entrega de los valores recaudados en ruta a la tesorería, entendiendo que el tesorero debe recibir el Boucher que valida el depósito realizado al momento de comenzar la recepción de los valores.
3. Recibir diariamente del personal de transporte los valores recaudados e identificar que no existan faltantes de efectivo, de existir diferencias estas son reportadas al jefe de sucursal, remuneraciones, auditoria y/u otras áreas donde la información sea relevante. Así mismo responsabilizarse de que los valores san-cubiertos solicitando fondos de a Caja Chica con el fin de que la Caja de Tesorería quede cuadrada.
4. Hacer arqueo de los valores recibidos en presencia de los transportistas, entendiendo que el peoneta recaudador debe hacer entrega de la totalidad de los valores recaudados, de acuerdo con la Hoja de Ruta asignada. Así mismo el tesorero debe preparar la caja diaria con los respaldos de toda la documentación y valores recibidos.
5. Validar que cada una de las devoluciones sea rendida por el peoneta recaudador con la GRD (Guía de Recepción). Documento que avala que los productos que se señalan en la factura o boleta fueron recibidos por el jefe de Bodega.
6. Ingresar y cancelar a través del sistema de gestión computacional todas las facturas y boletas informadas en la rendición de caja, dando por cancelados todos los documentos correspondientes.
7. Verificar al realizar el cierre de Caja diaria que la información registrada en sistema corresponde a la misma recibida de forma física, a través de los comprobantes de recaudación, comprobantes de pago, u otro formulario entregado por la compañía.
8. Validar que lo recaudado del día corresponde a la venta realizada por la sucursal, entendiendo que todo ingreso adicional corresponde a pagos de facturas de días anteriores autorizadas como cobro vendedor, o cheques protestados.
9. verificar que los documentos de valor que se reciben en la empresa cumplan con los requisitos necesarios para ser validados
10. verificar que la copia cedible de las facturas de clientes que pagan con cheque esté correcta con nombre y firma del cliente.
11. Verificar que los documentos cancelados con cheque cumplan los plazos y requisitos establecidos por la compañía (30 días y 45 días).
12. Preparar las monedas para que estas sean retiradas por Prosegur, o bien disponer de las monedas, cheques al día Banco Santander u otros Bancos para ser entregados al jefe de Sucursal quien se encargara de realizar las gestiones bancarias.
13. Enviar diariamente de la información relacionada con la cuadratura de caja, para que esta pueda ser trabajada por el área de auditoría y conciliaciones bancarias. De acuerdo con los formatos exigidos por el Dpto. de Finanzas.
14. Apoyar esporádicamente en el seguimiento de las novedades en relación con los pagos de cheques protestados y facturas pendientes de pago autorizadas como cobro vendedor.
15. Generar informe semanal de Facturas pendiente de pago autorizado como cobro vendedor.
16. Rendir cuentas de su gestión al jefe de Sucursal diariamente quien supervisara y revisara el cierre de la caja. O bien al Coordinador de Tesorería del total de sus gestiones.
17. Procurar que la recaudación que es recibida por los vendedores, venta mesón o cualquier tipo de pago que sea realizado en oficina en efectivo, sean depositados en la M.A.E. diariamente, entendiendo que ninguna sucursal debiese mantener valores en efectivos en la caja fuerte, salvo las monedas y cheques a plazo.
18. Solicitar y validar que todos los valores que sean entregados por la fuerza de venta al área de Tesorería estén acompañados por el comprobante de pago, donde se debe especificar todos los campos establecidos en el (Entidad, RUT, fecha de cobro, factura que cancela, entre otros datos exigidos).
19. Realizar arqueo de cheques de forma mensual, procurando que en este ejercicio se valide que los datos registrados por cheques a plazo correspondan al documento físico. En caso de existir algún error, informar al Dpto. de Finanzas, para que este pago sea anulado e ingresado nuevamente.
20. Emitir Documentos Tributarios,
21. Entrega de facturas nulas con notas de crédito a tesorera
22. Ingresa clientes nuevos, al sistema de facturacion según directrices, según los horarios indicados por el jefe de sucursal o coordinadora de facturación
23. Valida precios y descuentos a clientes antes de informa a su superior cuando no corresponde
24. Ingresa información al sistema de facturación según directrices
25. Revisar sobrecupo de clientes y reportar al vendedor
26. Emite informe de ruta a diario cuando el jefe de sucursal lo solicite
27. Editar y actualizar dirección de los clientes
28. Entrega la documentación de respaldo de las rutas a tesorería
29. Mantiene orden y registro de documentación para Control de SII
30. Emite Nota de créditos cuando se requiere
31. Realiza Garantizaciones y entrega informe de este proceso

Condiciones:
Renta: 850.000
Tarjeta de alimentación Edenred : 60.000
- Horario lunes a jueves 8hrs a 18hrs y viernes 8hrs a 17hrs
Requisitos

* Experiencia mínima de 1 año en facturación
* Excel intermedio
* Enseñanza media completa

Beneficios: - Seguro de vida- Seguro dental- Seguro médico-día de cumpleaños entre otros