Asistente de Operaciones, Logística y Bodega 1. Id

DESCRIPCIÓN FORMAL DEL CARGO
Asistente de Operaciones, Logística y Bodega
Solo pueden postular hombres por un tema de cargas.

1. Identificación del cargo Nombre del cargo: Asistente de Operaciones, Logística y Bodega Unidad: Operaciones Dependencia jerárquica: Gerencia de Operaciones / Administración

Modalidad: Jornada completa – Presencial Lugar de desempeño: O cina de Paseo Bulnes estacion metro Moneda.

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2. Propósito del cargo Asegurar la correcta ejecución de los procesos operativos, logísticos y administrativos relacionados con la preparación de pedidos, control de inventarios, recepción de mercaderías, gestión de despachos y atención de clientes, garantizando la continuidad operativa y el cumplimiento de los estándares internos de calidad, tiempos y control documental.

3. Responsabilidades principales

3.1. Gestión de pedidos y despacho

• Preparar, completar y cargar todos los pedidos destinados a bodega externa y coordinar su documentación asociada.

• Ingresar pedidos en plataformas de despacho (BlueExpress, Chilexpress, Mercado Libre) y verificar su correcta transmisión.

• Revisar y otorgar V°B° a los pedidos preparados por bodega interna.

• Embalar, reempacar y preparar kits o inner boxes conforme a especificaciones. • Entregar pedidos en oficina y procesar pagos en efectivo o tarjeta.

• Realizar despachos presenciales a couriers, clientes corporativos y usuarios finales.

3.2. Seguimiento, control y atención de clientes

• Realizar seguimiento integral de todos los pedidos generados, tanto internos como externos, manteniendo registro de estados y fechas de entrega.

• Contactar a clientes para coordinar entregas y resolver incidencias.

• Gestionar reclamos y problemas de despacho, proporcionando soluciones oportunas y manteniendo comunicación efectiva.

3.3. Administración de inventarios y bodegas

• Ejecutar el control de inventarios de bodega interna y bodega externa.

• Verificar stock disponible, números de lote y fechas de vencimiento de los productos.

• Notificar oportunamente vencimientos próximos (6 meses) para procedimientos de rotación o descuentos.

• Ingresar a sistema (Defontana, CRM Impulsa, WMS Enfasys) todas las entradas y salidas de productos.

• Identificar quiebres de stock, mermas o faltantes, proponiendo medidas correctivas o solicitudes de importación.

• Recibir, revisar y registrar la mercadería proveniente de importaciones, verificando cantidades, estado y documentos asociados.

3.4. Gestión administrativa y comercial

• Atender solicitudes de venta ingresadas vía WhatsApp, correo electrónico o llamadas telefónicas.

• Actualizar y administrar información de clientes, prospectos, productos y ventas dentro del CRM corporativo. • Mantener la gestión operativa de la plataforma Mercado Libre, incluidos stock, envíos y publicaciones.

• Elaborar y emitir etiquetas de despacho según requerimientos de distintas áreas.

• Gestionar la documentación de importación y coordinar su entrega al agente de aduanas.

3.5. Apoyo interno y tareas complementarias

• Colaborar con labores de logística interna y apoyo a bodega (junior).

• Apoyar al área de Servicio Técnico cuando sea solicitado.

• Atender requerimientos internos de Gerencia y personal administrativo.

• Mantener el orden, limpieza y cumplimiento de normas de seguridad en las áreas a cargo.

3.6. Gestión de Comercio Exterior e Importaciones

El cargo incluye la responsabilidad directa sobre las actividades operativas y administrativas asociadas a los procesos de importación, comercio exterior, recepción de mercaderías internacionales y coordinación logística con agentes externos. Entre sus funciones se incluyen:

a. Coordinación de importaciones

• Supervisar y coordinar todas las etapas del proceso de importación, desde la compra a proveedores internacionales hasta la llegada de la carga al país.

• Mantener contacto permanente con proveedores extranjeros, agentes logísticos, forwarders, compañías de transporte internacional y operadores de carga aérea o marítima. • Gestionar las cotizaciones de fletes internacionales, comparando alternativas, tiempos de tránsito, tarifas y condiciones de transporte.

b. Gestión documental y relación con el agente de aduanas

• Preparar, enviar y gestionar toda la documentación requerida por el despachador de aduana, incluyendo facturas comerciales, packing lists, certificados de origen, MSDS, licencias u otros documentos según corresponda.

• Coordinar con el agente de aduanas la revisión, validación y liberación de las cargas.

• Hacer seguimiento al estado de los trámites aduaneros hasta su levante final.

• Mantener archivo y trazabilidad de los documentos del proceso de importación para auditoría o requerimientos internos.

c. Coordinación logística local de recepción

• Coordinar el retiro de la carga desde aeropuerto, puerto o depósito aduanero, gestionando transporte, tiempos y documentación asociada.

• Verificar que el transporte contratado cumpla condiciones adecuadas para el traslado seguro de la mercadería.

• Supervisar el arribo de los productos a bodega interna o bodega externa, asegurando el cumplimiento de plazos y registros.

d. Recepción y verificación de la mercadería importada

• Recibir formalmente las importaciones, revisando cantidades, estado físico de los productos, condición de embalaje y eventuales daños o inconsistencias.

• Registrar la mercadería en el sistema correspondiente (Defontana / CRM ).

• Identificar diferencias con documentos de origen y reportar incidencias, faltantes, daños, mermas o desajustes de inventario. • Realizar el etiquetado inicial, codificación y asignación de lotes según los procedimientos internos.

e. Control y análisis de costos logísticos

• Registrar y controlar los gastos asociados al proceso (flete internacional, transporte local, almacenaje, aforos, gastos de aduana).

• Apoyar la elaboración de informes de costos de importación y análisis comparativos por proveedor o ruta logística.

• Monitorear y proponer mejoras en costos, tiempos de tránsito y eficiencia del proceso.

f. Comunicación interna

• Informar oportunamente a Gerencia y a las áreas involucradas (Ventas, Administración, Servicio Técnico, Bodega) sobre fechas estimadas de llegada, liberación de productos y disponibilidad de stock.

• Mantener un registro actualizado del estado de cada importación, poniendo a disposición reportes semanales o según solicitud.

4. Competencias requeridas

4.1. Técnicas

• Manejo de sistemas de gestión y facturación: Defontana, CRM y el que consideren incorporar.

• Uso competente de herramientas de Microsoft Office (Excel, Word, Outlook).

• Conocimiento en procesos logísticos, almacenamiento, control de inventarios y distribución.

• Experiencia en recepción de mercaderías, verificación de documentos y manejo de couriers. 4.2. Conductuales

• Alto grado de responsabilidad, orden y atención al detalle.

• Proactividad y disposición al aprendizaje continuo.

• Capacidad para trabajar bajo presión y cumplir plazos exigentes.

• Excelentes competencias de comunicación y orientación al cliente.

• Capacidad de trabajo en equipo, colaboración y apoyo transversal. Tener personalidad para proponer cambios e ideas prop

5. Requisitos del cargo

• Experiencia mínima de 2–4 años en logística, bodega, distribución o áreas afines.

• Disponibilidad para realizar tareas físicas asociadas al manejo de cajas o productos.

• Disponibilidad para trabajo 100% presencial.

• Deseable experiencia con procesos de importación y coordinación con agentes de aduana.

• Deseable experiencia con productos tecnológicos, industriales o relacionados al sector salud.

6. Indicadores de desempeño (KPI)

• Exactitud en preparación de pedidos.

• Cumplimiento de tiempos de despacho comprometidos.

• Control de inventarios sin diferencias significativas.

• Nivel de satisfacción de clientes atendidos (externos e internos).

• Actualización oportuna de sistemas (Defontana, CRM).

• Reducción de incidencias en entregas y reclamos asociados.

7. Condiciones generales del cargo

• Jornada laboral conforme a normativa vigente.

• Trabajo presencial en dependencias de oficina y bodega.

• Uso obligatorio de equipos y sistemas definidos por la empresa. • Cumplimiento estricto de las normas de seguridad, operación e integridad documental.