Secretario Técnico Junior

1. Propósito del Cargo:

Brindar apoyo administrativo, de gestión y coordinación a la jefatura de área y al equipo técnico. Su función principal es asegurar la correcta organización y seguimiento de los proyectos, la documentación técnica y las comunicaciones internas y externas, contribuyendo a la eficiencia operativa del departamento.

2. Funciones y Responsabilidades Principales:

Gestión Documental:

Organizar, archivar y mantener actualizada la documentación técnica, manuales, planos y archivos de proyectos.

Generar y distribuir reportes, actas de reuniones y otros documentos relevantes.

Coordinación y Logística:

Coordinar y agendar reuniones, tanto internas como con clientes y proveedores.

Gestionar la logística de materiales y equipos para los proyectos, incluyendo el seguimiento de pedidos y despachos.

Apoyar en la planificación y el control de los plazos de los proyectos.

Comunicación:

Servir como punto de contacto principal para la comunicación con proveedores y clientes.

Redactar y responder correos electrónicos y otras comunicaciones formales.

Apoyo Administrativo:

Asistir en la elaboración de cotizaciones y propuestas técnicas.

Mantener actualizadas las bases de datos de clientes y proveedores.

Apoyar en la preparación de informes de gestión y monitoreo de indicadores.

3. Requisitos y Calificaciones:

Formación Académica: Técnico de Nivel Superior en Administración de Empresas, Secretariado Ejecutivo, Asistente de Gerencia, o carrera afín.

Experiencia: Mínimo 2 años de experiencia en roles de apoyo administrativo o técnico, preferiblemente en industrias relacionadas con la ingeniería, construcción o minería.

Habilidades Técnicas:

Manejo avanzado de software de oficina (Microsoft Office, Google Workspace).

Conocimiento de sistemas de gestión documental (ERP, DMS) es una ventaja.

Capacidad para interpretar planos o diagramas técnicos básicos (deseable).

Habilidades Blandas:

Excelente capacidad de organización y atención al detalle.

Habilidades de comunicación oral y escrita.

Proactividad, autonomía y capacidad para trabajar bajo presión.

Orientación al servicio y al trabajo en equipo.