Secretaria/Office Manager

Estudio de Abogados requiere contratar a Office Manager para trabajar presenciale n la comuna de Las Condes. El perfil apunta a una secretaria, asistente ejecutiva u office manager con 3 a 5 años de experiencia en las funciones del cargo, con dominio de herramientas tecnológicas en la gestión administrativa, contable, financiera y de recursos humanos. A continuación la descripción del perfil.


Objetivos del Cargo:
• Asegurar la operación eficiente y fluida del estudio jurídico, gestionando los recursos administrativos, humanos, tecnológicos y financieros, para que los abogados puedan enfocarse en la práctica legal y en la atención a los clientes.
• Las funciones generales consisten en: gestión administrativa; gestión financiera y contable; gestión de recursos y compras; soporte tecnológico; gestión del equipo; relación con los socios y planificación; proponer orden, generar procedimientos y diseñar mejora continua.

Tareas específicas del cargo:
• Llevar cuentas de clientes, cuentas por rendir en software existente, y gestionar las comunicaciones con clientes y otros proveedores, en caso de ser necesario.
• Gestión y comunicación con proveedores claves, notaria, conservador y diario, como también archivo judicial y municipalidades en caso de ser requerido.
• Coordinación de administración contable, la cual es externa de la oficina, llevar control contable y administrativo de cuentas por recibir y enviar y tener control de las cobranzas, confirmación de estado de cuenta al día de clientes y de proveedores.
• Llevar al día gestión de apoyo al giro, ingresos, egresos, cuadraturas con clientes, manejo banco, conciliación y contabilidad.
• Controlar, registrar y archivar documentos de clientes de los/las distintas carpetas físicas o digitales. Revisar documentos para detectar errores, corregirlos, obtener las firmas de autorización e ingresar información a la base de datos. Llevar un control total de documentación y sus sistemas.
• Administrar el fondo asignado a la sede (caja chica), manteniendo registros y entregando rendiciones.
• Llevar el control de las adquisiciones locales y del pago de proveedores correspondientes.
• Coordinar temas de recursos humanos (vacaciones, ausencias, licencias), los que son gestionados por una empresa externa, pero dar apoyo y control a esta empresa.