Jefe de Operaciones Colegio Manuel Larraín Curicó

Objetivo del Cargo: Gestiona 3 áreas claves del Establecimiento, Mantenimiento, Aseo y Seguridad, coordinando el grupo de personas a su cargo, además debe velar por el suministro de los insumos y materiales necesarios para el desarrollo de las actividades laborales, coordinación de actividades especiales como actos, presentaciones, misas, entre otras y la coordinación del área técnica de informática.

*Indispensable contar con movilización propia para gestiones relativas a su cargo

Educación deseada:
 Técnica
 Técnico en administración o contable
 Técnico administración
 Ingeniero en ejecución administración

Trabaja con :
 Director
 Administrador
 Encargado de Informática
 Inspector(a) General
 Auxiliares aseo y mantención
 Estafeta
 Porteros/vigilantes
 Técnico Informático

Dirige o Supervisa a :
 Auxiliar(es) de aseo
 Auxiliar(es) de Mantención
 Estafeta
 Porteros/vigilantes
 Técnico Informático

Dirigido o Supervisado por:
 Administrador

Lugar de desempeño de sus funciones:
 Oficina de Operaciones

Entrenamiento requerido:
 Inducción empresa
 Correo institucional
 Curso de prevención de riesgos (impartida por Prevencionista Colegio)
 Protocolos administrativos

Experiencia requerida:
 2 años como Jefe/coordinador/supervisor mantenimiento, personal, vigilancia o Aseo

Reemplaza a (en ausencia de sus funciones):
 No

Reemplazado/a por (en ausencia de sus funciones):
 Auxiliar de Mantenimiento
 Administrador

Competencias Genéricas:
 Liderazgo.
 Trabajo en equipo.
 Organizado.
 Compromiso organizacional.
 Responsabilidad.
 Probidad.
 Discreción.
 Mejora continua.
 Proactividad.

Competencias Específicas:
 Ejecutar instrucciones impartidas por jefatura directa dentro de los plazos requeridos
 Capacidad de análisis de datos y reportes.
 Gestión eficiente del tiempo.
 Dinámico y motivado por la modernización en la gestión de la organización
 Con sentido analítico para la solución de problemas
 Práctico y con capacidad resolutiva.
 Tolerancia a la critica
 Minuciosidad en tareas encomendadas
 Habilidades de planificación y organización.
 Adaptable frente a contingencias, asumiendo de forma directa los trabajos que así lo requieran.
 Autónomo, con iniciativa e interés de aportar en las actividades en que le corresponde participar.
 Compromiso organizacional.
 Con capacidad para generar relaciones de apertura y confianza con sus colaboradores, siendo sin embargo exigente y estricto en el control de resultados.
 Con habilidad para responder con eficacia y flexibilidad ante situaciones de alta presión y exigencia laboral.
 Buena capacidad de comunicación y expresión de sus ideas e instrucciones, así como para establecer buenas relaciones interpersonales.

Herramientas técnicas básicas para el cargo:
 Manejo de Excel y Word nivel medio
 Tecnologías de información (correo electrónico, entorno Windows y otros programas)

Funciones específicas:
Actividad Frecuencia
Revisión correo electrónico institucional. diaria
Gestión, Supervisión y Control de las actividades del personal a cargo (mantenimiento, aseo, seguridad, informática) diaria
Según lineamientos de prevención de riesgos laborales, coordina y supervisa las acciones para evitar accidentes del personal a cargo, además de los implementos necesarios para realización segura de las funciones y su mantención, como extintores, andamios, señaleticas, elementos de seguridad de funcionarios (lentes, zapatos, cascos, etc), entre otras.
diaria
Proveer oportunamente todos los insumos, materiales y equipos necesarios para las labores a su cargo. diaria
Coordinar empresa externa de seguridad de forma de asegurar la integridad de las instalaciones, durante todo el año, especial atención en periodos de vacaciones y días inhábiles. diaria
Reuniones de coordinación con Administrador diaria
Recolección y coordinación con jefaturas por solicitudes de trabajos, arreglos o materiales diaria
Coordinar la mantención y presentación de distintas áreas el Colegio, Salas, oficinas, bodegas y otros como; gimnasio, cancha de futbol de pasto, patios de juego, áreas comunes, ingresos, estacionamientos, espacios aledaños, entre otros. diaria
Reunión de coordinación de actividades con personal a cargo semanal
Definir turnos en todas las áreas de su gestión de forma de asegurar el correcto funcionamiento del colegio, durante todo el año. semanal
Mantener actualizado el inventario de equipos y mobiliario, del Establecimiento semanal
Realizar y enviar informe de gestión semanal
Rendición de caja chica mensual
Realizar archivo de pago de proveedores con convenio y crédito para pago mensual
Realizar evaluación y reunión de feedback con personal a cargo semestral
Primera quincena de Noviembre, la programación de desvinculaciones y contrataciones para el año siguiente, del personal a cargo. anual
Durante Septiembre-Octubre de cada año realizar la recolección de necesidades de las distintas áreas, el que debe presentarse a más tardar el último día de Octubre de cada año, para ser trabajado y depurado junto a Administrador durante Noviembre anual
Define y planifica la política de mantenimiento, con el objetivo de mejorar el modelo preventivo anual
Crear y mantener protocolos, para el correcto funcionamiento de los equipos, mobiliario, equipos de trabajo, áreas verdes y las instalaciones de la empresa. anual
Mantener actualizados los manuales y procedimientos de mantenimiento, aseo y seguridad. anual
Mantener al día la reglamentación y cursos de los funcionarios de Vigilancia y Portería anual
Cotizar según sea la planificación o necesidad, ya sea producto o servicio de las áreas a su cargo, con al menos 3 opciones. según se requiera
Mantener contacto y realizar nuevas vinculaciones con empresas proveedoras, de la Ciudad de Curicó, de forma de mantener más y mejores opciones de compra inmediata, de materiales y bienes. según se requiera
Informes o reportes de gestión según se requiera
Participar de los procesos de selección de personal en las áreas a su cargo según se requiera
Coordinación de actividades espaciales en el establecimiento, como misas, actos, ceremonias, campeonatos, licenciaturas, entre otras, velando por el correcto funcionamiento de estas, coordinando iluminación, audio, transmisiones web, o empresas que suministran este servicio. según se requiera

Responsabilidades:
 Presentación, aseo y orden del establecimiento
 Seguridad, apertura y cierre de las instalaciones
 Coordinación de actividades de personal técnico informático
 Ante la ocurrencia de alguna emergencia o eventualidad, en horario inhábil, deberá acudir a las instalaciones a resolver dicha situación
 Atender y resolver de forma eficiente y oportuna, requerimientos de personal encargado de cada área, (materiales oficina, requerimientos de aseo, mantenimiento)
 Realizar coordinación oportuna con diferentes áreas, Administración, Inspectoría, Sub Dirección, Informática y otras.
 Mantener reuniones periódicas de organización, prevención y motivación del personal
 Mantener un stock y suministrar oportunamente los insumos necesarios para las actividades laborales diarias, de todos los funcionarios.
 Realizar mantenciones periódicas a las instalaciones, maquinarias y equipos, para asegurar su correcto funcionamiento.
 Mantener implementación necesaria para el personal a cargo, vestimenta, elementos de seguridad, prevención y otros
 Mantener al personal a cargo con cursos y otros necesarios para desarrollar su labor de forma actualizada, de forma segura y según reglamentaciones legales (como cursos de guardias)
 Realización y mantención de Inventario de bienes del establecimiento.

Material y equipamiento, necesario para su función:
 Computador con conexión a Internet
 Impresora
 Escritorio
 Teléfono
 Silla
 Materiales oficina (corcheteras, lápices, carpetas)
 Bodega
 Caja Chica
 Movilización propia