COORDINADOR(A) EXPERIENCIA ADMISION PREGRADO

En Global Jobs, junto a la Universidad Adolfo Ibáñez, nos encontramos en búsqueda de un/a Coordinador(a) de Experiencia Admisión Pregrado. Te invitamos a formar parte de esta prestigiosa institución!

Objetivo del cargo:
Coordinar y ejecutar los procesos administrativos, logísticos y operativos del plan de actividades orientadas a la atracción y fidelización de los grupos prioritarios de interés. Su labor asegura la implementación eficiente y oportuna del plan de experiencia de Admisión Pregrado en el campus Peñalolén, cumpliendo con los estándares de calidad establecidos. Esto incluye garantizar que la experiencia de vinculación de futuros estudiantes con la universidad–ya sean masivas, grupales o individuales, en modalidad presencial o remota– comuniquen y reflejen el modelo educativo y la propuesta de valor de la UAI de manera efectiva y transversal en ambos campus.

Principales funciones:
1. Responsable de gestionar y ejecutar las tareas logísticas y administrativas, tanto previas como posteriores, necesarias para asegurar el desarrollo exitoso de las instancias de interacción. Esto incluye funciones como la reserva de salas, preparación de materiales, recopilación y consolidación de información de los profesores, coordinación con áreas, facultades y escuelas, organización de transporte (buses), búsqueda y gestión de ayudantes, y el envío de diplomas u otros materiales asociados, según corresponda, para asegurar que los eventos masivos se desarrollen de manera eficiente y sin contratiempos, cumpliendo con los estándares de calidad establecidos, de forma eficiente y oportuna.
2. Asegurar la recopilación y retroalimentación de información completa a través de las encuestas de satisfacción a aplicar en las actividades de experiencia, para desarrollar procesos de mejora continua y contar con información relevante para toma de decisiones futuras sobre los procesos de mejora de las actividades de experiencia e interacciones con el público relevante.
3. Identificar, cotizar y gestionar la relación con proveedores externos, asegurando la adquisición de insumos y la disposición de infraestructura necesaria para la ejecución efectiva de las actividades presenciales y digitales de Experiencia Admisión Pregrado, asegurando una implementación que cumpla con los estándares de calidad y eficiencia presupuestaria, para garantizar la disponibilidad oportuna de los insumos y la infraestructura necesarios para las actividades de Experiencia Admisión Pregrado, permitiendo la ejecución eficiente de las actividades, reflejando profesionalismo y alineación con los valores y objetivos institucionales.
4. Coordinar y organizar el trabajo de los ayudantes del Team Admisión según las necesidades del área, asegurando que cuenten con la información y capacitación actualizada, que brinden una atención de calidad y alineada con los estándares establecidos para los estudiantes, para contar con un equipo de ayudantes del Team Admisión debidamente organizado, capacitado y preparado para responder a las necesidades del área, garantizando que la atención brindada a los estudiantes sea de alta calidad, consistente y refleje los estándares y valores institucionales.
5. Garantizar la precisión y completitud de la información recopilada de los postulantes a través de los diversos puntos de contacto, tanto presenciales como online, asegurando su correcta integración de las fichas (leads) en los sistemas de prospección (CRM) y en las plataformas institucionales de la UAI, para disponer de información precisa y actualizada de los estudiantes para facilitar la medición de las actividades realizadas y gestionar futuros contactos.
6. Coordina y organiza las charlas institucionales de Admisión (incluyendo modelo educativo, oferta académica, vías de admisión especial, becas, proceso de admisión, entre otros), para asegurar que las charlas y capacitaciones se ejecuten de manera efectiva, proporcionando a los postulantes la información necesaria del proceso de admisión, carreras, becas, vías de admisión y demás información relevante para la toma de decisión de su carrera universitaria.
7. Gestiona pedido de materiales que se requiera para actividades masivas o visitas a la UAI o colegios y monitorear su stock, para garantizar la entrega completa del material o insumos definidos para las actividades de atracción y fidelización del estudiante.
8. Colabora con los diferentes procesos de admisión y matrícula de Pregrado, para apoyar en la atracción y fidelización de posibles estudiantes.
9. Apoya la atención presencial de postulantes en oficina de Admisión y visitas de colegios a la UAI. , para apoyo en atracción y fidelización de futuro estudiante
10. Gestionar pedido de material gráfico que se requiera para actividades masivas o visitas a la UAI o colegios y monitorear su stock.
11. Ejercer el rol de contraparte de Experiencia Admisión Pregrado frente a las escuelas y facultades para transmitir las necesidades y requerimientos específicos para las visitas a la UAI, charlas, talleres y otras actividades de atracción y fidelización de estudiantes.

Requerimientos:
Formación universitaria. Título profesional en áreas como:
• Administración de Empresas, Publicidad, Relaciones Públicas, Producción de Eventos, Comunicación, o afines.
• Deseable formación complementaria en gestión de eventos.
Mínimo 2 a 3 años de experiencia en cargos similares relacionados con:
• Organización y coordinación de eventos masivos.
• Coordinación de equipos y proveedores, así como trabajo en ambientes colaborativos y multidisciplinarios.
• Experiencia en instituciones educativas, áreas de admisión, vinculación con el medio o marketing (deseable, no excluyente).
Microsoft Office Intermedio
Deseable: Inglés intermedio (no excluyente)

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