SECRETARIA/O DE ATENCION A PUBLICO

Clínica ICOS busca Secretaria/o
Estamos en búsqueda de una Secretaria para integrarse a nuestro equipo en Clínica ICOS. Se requiere experiencia previa en imagenología, consultas médicas o call center. Si cumples con el perfil y quieres formar parte de un equipo comprometido con la salud y la atención de calidad, ¡postula con nosotros!
A continuación dejamos el manual de funciones para el cargo:

A. Objetivos del cargo:

Brindar una atención amable, integral, veraz y de calidad al paciente del Servicio de Diagnóstico por Imágenes, desde el inicio hasta la entrega del resultado del examen. En el proceso, se debe asegurar la entrega de información adecuada y oportuna de cada procedimiento, incluyendo indicaciones médicas, fecha y hora de realización del examen. Esta atención puede ser telefónica, presencial o a través de WhatsApp, tanto en la recepción como en la reconfirmación, siempre brindando un buen trato al paciente.

Colaborar de manera oportuna con la atención e ingreso del paciente al área clínica cuando la sala de espera supere el límite máximo de personas admitido y realizar las labores administrativas que sean solicitadas por su coordinación directa, manteniendo un estricto resguardo y orden de la información documental.

B. Las tareas específicas son:

1. En la mañana, asegurarse de que todos los sistemas (computadoras, zeroQ, transbank, impresoras, medicap, imed, lemarsys, entre otras) estén listos para el inicio de la atención al público.
2. Brindar atención y orientación a los pacientes que ingresan a la sala de espera de imágenes.
3. Recepcionar y registrar el ingreso de pacientes, así como realizar el agendamiento de citas de las modalidades del servicio de imágenes, con especial dedicación a sus modalidades asignadas, incluyendo ecotomografías, radiografías, scanner o tomografías, resonancias magnéticas, mamografías, densitometrías, endoscopias, colonoscopias, cistoscopias, electrocardiogramas, holter, ecocardiogramas, PET y cualquier otra modalidad nueva.
4. Agendar citas en caso de que las llamadas telefónicas sean transferidas al mesón de atención al público.
5. Confirmar citas de pacientes para cada servicio médico del área de imágenes, con especial dedicación a sus modalidades asignadas.
6. Contactar a los pacientes que no asistieron a sus exámenes médicos para saber que sucedió y brindar una solución, como, por ejemplo, reagendar la cita médica.
7. Validar la información del paciente antes de ingresarla al sistema, asegurándose de que todos los datos requeridos estén bien y completos.
8. Reiterar a los pacientes que pueden visualizar sus exámenes en la página web de la clínica con la clave proporcionada, para evitar que acudan nuevamente.
9. Realizar el proceso de ensobrado para la entrega de exámenes. Antes de la entrega, validar que el estudio que se está entregando coincida con la información del paciente con su RUT.
10. Generar la venta de bonos electrónicos a través de la plataforma IMED, DIPRECA, o cualquier otra equivalente.
11. Utilizar el sistema de agenda y atención médica Medicap, o cualquier otro equivalente.
12. Utilizar el sistema de recaudación Lemarsys, o cualquier otro equivalente
13. Gestionar los consentimientos con el paciente para la atención médica, según corresponda.
14. Administrar la documentación institucional según los procedimientos, formatos y condiciones de confidencialidad correspondientes.
15. Mantener el orden y registro físico y electrónico de la documentación y correspondencia institucional del área.
16. Preocuparse de que los pacientes (en especial de sus modalidades asignadas) no esperen un tiempo prolongado; si es así, averiguar el motivo e informar al paciente que será atendido pronto.
17. Dar seguimiento, respuesta y solución a todas las comunicaciones recibidas a través de WhatsApp Web de escritorio.
18. Proponer mejoras que se podrían implementar en el futuro para mejorar el servicio a los pacientes.
19. Brindar apoyo en las solicitudes de suministro de materiales y útiles necesarios para el funcionamiento diario del mesón de atención de imágenes.
20. Asegurar la confidencialidad de la información de los pacientes en todo momento, cumpliendo con las normativas legales y las políticas de la clínica.
21. Facilitar la comunicación interna entre las diferentes áreas de la clínica para asegurar una coordinación efectiva en la atención a los pacientes.
22. Participar en programas de capacitación continua para mejorar las habilidades de atención al paciente y el manejo de nuevos sistemas y tecnologías.
23. Recepcionar llamadas, derivarlas y tomar recados cuando corresponda.
24. Cumplir con eficiencia y eficacia todas las funciones descritas, además de aquellas que le encomiende su coordinación directa relacionadas con el área de imágenes.

C. Requisitos generales y específicos:

1. Formación Educacional
• Enseñanza Media Completa

2. Especialización y/o Capacitación
• Atención al usuario
• Secretariado Administrativo
• Técnico nivel medio en Enfermería
• Estudios afines a administración
• Manejo nivel usuario de herramientas Office Nivel Intermedio (Word, Excel PowerPoint y Outlook)
• Manejo de sistemas relacionados con agendas médicas y recaudación medica

3. Experiencia sector público y/o sector privado del área de salud
• Al menos 2 años de experiencia laboral como administrativo en Instituciones públicas o privadas.
• Al menos 1 año de experiencia realizando labores de secretariado administrativo en unidades de servicios clínicos de instituciones de salud, ya sean públicas o privadas.
4. Antecedentes
• Sin antecedentes en el registro civil