Secretaria Ejecutiva Casa matriz

Principales funciones:
*Gestión administrativa y documental:
Organizar y mantener archivos físicos y digitales, tramitar y elaborar documentos institucionales, registrar y procesar documentación recibida, administrar la caja chica y coordinar pagos a proveedores, según los lineamientos internos.
*Soporte a la Dirección Ejecutiva:
Coordinar y gestionar la agenda, atender llamadas y correos electrónicos, tomar actas de reuniones y realizar seguimiento a acuerdos, brindando apoyo directo a la Dirección Ejecutiva en su gestión diaria.
*Logística y coordinación:
Planificar y gestionar viajes, reuniones, eventos y capacitaciones, incluyendo la organización de la logística general, invitaciones y confirmaciones.
*Relación con terceros y gestión de donaciones:
Recibir, registrar, clasificar y distribuir especies donadas, asegurando su adecuada valoración; mantener comunicación efectiva con proveedores y otras áreas de la Fundación.

Requisitos excluyentes:
- Título profesional de Secretaria Ejecutiva, Asistente de Gerencia o carrera afín.
- Experiencia mínima de 3 años en funciones similares.

Deseable:
- Curso o diplomado en gestión administrativa, comunicación o secretariado de alto nivel.
- Conocimiento del funcionamiento de organizaciones sin fines de lucro y/o Fundaciones.

Competencias técnicas:
- Dominio avanzado de herramientas Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- Excelente redacción y ortografía.
- Manejo de plataformas para gestión de agendas y reuniones.
- Competencias personales:
- Alta capacidad de organización, planificación y manejo simultáneo de tareas.
- Confidencialidad, discreción y profesionalismo en el manejo de información sensible.
-Comunicación efectiva, tanto oral como escrita.
- Proactividad, iniciativa y autonomía.
- Adaptabilidad y capacidad para trabajar bajo presión.
- Empatía, sensibilidad social y compromiso con la misión institucional.
- Fuerte orientación al servicio y al trabajo colaborativo.