Encargado de Facturación

Encargado de Facturación
La (el) encargada(o) de facturación y cobranzas, es aquella persona que se desempeña dentro del departamento contable, en el área de operaciones.
Dentro de los objetivos más relevantes del cargo se encuentran, primero, el facturar los servicios realizados por la Agencia de Aduanas e incluir los desembolsos de dichas operaciones que fueron cancelados a terceros en nombre del cliente.
Para poder incluir estos desembolsos, deberá verificar que se encuentren las rendiciones respectivas en el sistema y en caso de que no se encuentren, deberá emitir a posteriori de la facturación, notas de cobros relacionadas a las operaciones, no superando el plazo máximo de 10 días hábiles.
Segundo, realizar gestiones de cobranza relacionados a la emisión de dichas facturas y notas de cobro, manteniendo al día el informe de cobranzas. Y por último realizar informes relacionados que soliciten los clientes.
4. Experiencia en facturación en Agencia de Aduanas y conocimiento de la operativa general.
5. Estudios en contabilidad.
6. Manejo de SIGAD.
7.
Algunas tareas específicas del cargo
13. Analizar los documentos relacionados a la operación, con relación a los desembolsos realizados y la naturaleza de la operación (importación o exportación, marítima, aérea, terrestre, en tramites anticipados o normal, fuera de zona, etc.), tomando en consideración las observaciones operativas que puedan incluir o excluir desembolsos indicados por los ejecutivos de operaciones o personal de sucursales.

14. Elaborar las facturas incluyendo los honorarios por los servicios, teniendo especial cuidado en los cobros adicionales relacionados a tramitación fuera de zona, mensajería extraordinaria, habilitaciones y otros pactados en la cotización de servicios con el cliente e incluir los desembolsos relacionados a la operación que fueron pagados a los terceros involucrados, a no más de 2 días hábiles desde el retiro de la mercancía.

15. Realizar notas de cobro por desembolsos que no fueron incluídos en el momento de la facturación, a no más de 10 días hábiles desde la fecha de la facturación, aunque no se tengan las rendiciones oficiales de dichos desembolsos. Dejar constancia en el control de que la rendición oficial está pendiente, para posterior envío al cliente.

16. Hacer seguimiento a la facturación y notas de cobros pendientes por emitir y llevar un registro para no superar los plazos máximos establecidos.

17. Entregar la carpeta de operaciones a los encargados de digitalización, una vez que se encuentre facturada.

18. Realizar las gestiones de cobranza de saldos deudores.

19. Llevar un registro de las gestiones de cobranza realizadas, y mantenerlo al día.

20. Enviar a gerencia un informe de las cobranzas y su estado al cierre de la semana, de forma semanal.

21. Confeccionar planillas de costos de clientes, u otros informes relacionados solicitados.

22. Enviar cuentas corrientes de saldo acreedores para gestionar las devoluciones correspondientes, junto a esto gestionar posibles dudas.

23. Apoyar en otras labores contables que le puedan ser solicitadas por la contadora administrativa líder.

24. Mantener comunicación activa con el líder del área para ir modificando provisiones de fondo y otros.

25. Ejecutar reuniones de desembolsos para facturar cuenta 2 en apoyo a el/la contador de operaciones senior.

26. Escanear y enviar detalle de cuentas corrientes a clientes.