Office Manager - Jefatura de Oficina

Prestigiosa firma de abogados se encuentra en búsqueda de un/a OFFICE MANAGER quien será responsable de asegurar la operación eficiente y fluida del estudio jurídico, gestionando los recursos administrativos, humanos, tecnológicos y financieros, para que los abogados puedan enfocarse en la práctica legal y en la atención a los clientes.

Funciones:

- Gestión administrativa; gestión financiera y contable; gestión de recursos y compras; soporte tecnológico; gestión del equipo; relación con los socios y planificación; proponer orden, generar procedimientos y diseñar mejora continua.

- Llevar cuentas de clientes, cuentas por rendir en software existente, y gestionar las comunicaciones con clientes y otros proveedores, en caso de ser necesario.

- Gestión y comunicación con proveedores claves, notaria, conservador y diario, como también archivo judicial y municipalidades en caso de ser requerido.

- Coordinación de administración contable, la cual es externa de la oficina, llevar control contable y administrativo de cuentas por recibir y enviar y tener control de las cobranzas, confirmación de estado de cuenta al día de clientes y de proveedores.

- Llevar al día gestión de apoyo al giro, ingresos, egresos, cuadraturas con clientes, manejo banco, conciliación y contabilidad.

- Controlar, registrar y archivar documentos de clientes de los/las distintas carpetas físicas o digitales. Revisar documentos para detectar errores, corregirlos, obtener las firmas de autorización e ingresar información a la base de datos. Llevar un control total de documentación y sus sistemas.

- Administrar el fondo asignado a la sede (caja chica), manteniendo registros y entregando rendiciones. Llevar el control de las adquisiciones locales y del pago de proveedores correspondientes.

- Coordinar temas de recursos humanos (vacaciones, ausencias, licencias), los que son gestionados por una empresa externa, pero dar apoyo y control a esta empresa.

- Apoyar otros procesos o requerimientos que la oficina requiera o que les sea solicitado por la Jefatura.

- Supervisar las tareas de la Secretaria, que son primordiales para el funcionamiento de la oficina.

Requisitos:

- Título Técnico del área de Administración.
- Más de 3 años de experiencia en roles similares.
- Manejo de herramientas de gestión administrativa y contable (ERP, Excel intermedio, software de facturación).
- Conocimientos básicos en gestión financiera y manejo de RRHH en la parte administrativa: imposiciones, tratamiento de licencias, pago de cotizaciones, revisar liquidaciones, etc.
- Deseable conocimiento en operaciones de estudios de abogados.
- Disponibilidad para trabajar 100% presencial en Vitacura.