Secretaria Administrativa para Gerencia

Se busca Secretaria Administrativa.

Importante empresa del Rubro de la Construcción busca Secretaria Administrativa para Viña del Mar.

Jornada Completa de Lunes a Viernes.

OBJETIVO DEL CARGO
Ejecutar labores administrativas y logísticas en función a los requerimientos de Gerencia, con el fin de cooperar en el cumplimiento de los objetivos planteados por esta, contando con absoluta discreción, responsabilidad y cordialidad.

FUNCIONES PRINCIPALES

1.. Otorgar apoyo administrativo a la Dirección y profesionales de ésta.
 Recibir a las personas que acudan a la Oficina
 Llevar registro de archivos documentales en versión impresa y/o digital.
 Recibir y gestionar llamadas telefónicas y envío de correos electrónicos.
 Gestionar órdenes de pedido, órdenes de pago y rendiciones de cuenta.
 Tramitar y realizar solicitudes internas de mantención y materiales de oficina.
 Organizar y ordenar archivos administrativos.
 Solicitar Viáticos en cada viajes.
 Llevar agenda de cumpleaños de los trabajadores, entregar saludo cordial e informar a la Gerencia.
 Mantener plataformas digitales de Obras con documentación actualizada.
 Gestionar solicitudes y requerimientos de Obra con Prevención de Riesgo.

2. Cooperar en el cumplimiento de los objeticos de la Dirección de forma permanente.
 Manejar caja chica y rendiciones de estas.
 Revisar presupuesto y realizar rendiciones de cuenta.
 Realizar cierre del proceso contable de rendiciones
 Gestionar firma de documentos vinculados con la Dirección.
 Mantener carpetas de trabajadores al día con la documentación legal correspondiente.
 Gestionar entrega de EPP y firma documental de trabajadores
 Revisar documentación Extranjería, Permisos de trabajo y Visa, según correspondiere al trabajador extranjero e informar de vencimientos 90 días antes.
 Coordinar con bodega compra de implementos necesarios para su funcionamiento, solicitando cajas chicas y posterior rendiciones.

3. Apoyo Área Contabilidad y Finanzas
 Entregar informes de rendiciones y cajas chicas
 Apoyar en requerimientos de área contable.
 Contabilización de Facturas Compras en el SII (Coordinado con el contador)

4. Otras Funciones
 Otorgar apoyo administrativo en las actividades que requiera su Unidad y/o Institución.
 Se incluyen todas las otras funciones que se establezcan por Dirección.

IV. REQUISITOS DEL CARGO
Instrucción Formal (Título requerido) : Técnico en Secretariado Ejecutivo o Afín.
Experiencia Requerida : Mínimo (2) años de experiencia en cargos similares
Deseable experiencia en Obras de Construcción

Conocimientos : Sistemas informáticos básicos a nivel de usuario
Redacción de informes ejecutivos
Sistema de registro y archivo de antecedentes.

ADJUNTAR: Curriculum Vitae y Pretensiones de Renta.