Asistente Ejecutivo

Importante empresa multinacional requiere Secretaria Ejecutiva o profesional afín para realizar las siguientes tareas:

Recepción en oficina general
• Recibe, filtra y dirige las llamadas entrantes y visitantes, cumpliendo con las reglas de seguridad internas (identificación de personas)
• Recibir toda la correspondencia (interna y externa) y la entrega al área o persona correspondiente (facturas, cheques y otros documentos de la empresa y personales).
• Despachar correspondencia por mensajería nacional e internacional y llevar el registro de la misma.

Administración / Gestión de flotas de vehículos corporativos
• Mantenimiento: aprobaciones previas en el mantenimiento de la empresa de acuerdo con la política; Coordinación con vendedor y empleado.
• Registro de vehículos de datos de la empresa: kms, reparaciones, usuarios, seguros.
• Administra las necesidades administrativas de ventas de Soportes, como el mantenimiento de automóviles de la empresa.
• Cálculo mensual de combustible y asignación en la página web de COPEC.

Coordinación de eventos corporativos
Coordina eventos, para Cluster Leader de acuerdo con el presupuesto y la política de la compañía: proveedor, alojamiento, viajes, comidas
• Apoyo administrativo en visitas internacionales.
• Coordinar arreglos de reuniones y / o hacer un seguimiento de los gastos.
• Coordinar todo tipo de eventos: Town Hall, Mid Managers, Sales Meeting, End Year Party, etc.
• Apoyar al líder del grupo en eventos generales; Proporciona apoyo administrativo / secretarial.
• Puede organizar viajes de negocios, coordinar arreglos de reuniones y / o realizar un seguimiento de los gastos
• Participa en el desarrollo e implementación de normas, políticas y prácticas de secretaría / administración para la organización.

Administración de instalaciones
• Asegura la utilización óptima de las instalaciones de la organización.
• Asegura el correcto funcionamiento de las instalaciones a través de la inspección y el mantenimiento continuo.
• Administra las facturas de Instalaciones y Comerciales en ARIBA, de acuerdo con GBB, y los proveedores aprobados
• Reunión de facturas asociadas.
• Ordene e ingrese los cheques en el libro de recibos de cheques, luego envíelos a la Colección

Traducción (Esp. - Ing. Ing. - Esp.)
• Brindar apoyo en material escrito de traducción (por ejemplo, boletines, folletos, manuales, contenido del sitio web, comunicaciones) en apoyo de las comunicaciones de la organización.
• Interpretes para la gestión de la empresa durante reuniones internas y externas, negociaciones comerciales, presentaciones, etc., para facilitar las comunicaciones entre los empleados extranjeros y locales de la empresa, las autoridades locales y los socios comerciales.

Experiencia requerida para el cargo: de 4 a 6 años en cargo similar
Educación requerida para el cargo: Secretariado administrativo, Administración de empresas, Ingeniería en ejecución en Adm. de empresas o Título afín.
Requisitos Excluyentes: Debe manejar el idioma inglés a nivel avanzado.

Ofrecemos un grato ambiente laboral, sueldo acorde con el mercado, colación en las instalaciones de la compañía y seguro médico una vez que pase a contrato indefinido.

Las personas interesadas pueden postular por esta misma vía, informando sus pretensiones de renta.