ASISTENTE ADMINISTRATIVA

Si eres COMPROMETIDA, CORDIAL, ORGANIZADA, PROACTIVA, CON BUENA DISPOSICIÓN Y TE GUSTA ATENDER A PÚBLICO, Eres a quien estamos buscando.

¿QUÉ TIENES QUE REALIZAR?

1. Recepción llamadas telefónicas, clientes con número genérico con envío correo al cliente de forma inmediata, y con saludo cordial
2. Transferencia de llamadas personalizadas para clientes
3. Identificar con la recepción del llamado, el tipo de requerimiento y el cliente que corresponde.
4. Enviar correo electrónico de recepción de llamada, por nombre de empresa, nombre de la persona, datos de contacto, y descripción del recado.
5. Recepción de asistentes a reuniones y servicio de cafetería (ofrecer y servir te, café o agua a los asistentes)
6. Habilitar sala entre reuniones, limpieza, orden y aire acondicionado.
7. Recepcionar y clasificar correspondencia o encomiendas, informando al cliente por correo electrónico su recepción y posterior retiro
8. Archivar la correspondencia en cada carpeta del cliente
9. Recepcionar solicitudes de agenda de reuniones / registrar en archivo digital y agenda física
10. Registrar hora de ingreso y salida de cada reunión en la carpeta respectiva de cada cliente según corresponda y solicitar firma
11. Realizar cierre mensual de uso de salas en el archivo digital y remitir a superior directo
12. Apoyar en solicitudes administrativas de oficina (llamados, informaciones, escáner, contingencias, fotocopias, impresión, envío emails)
13. Apoyar en el mantenimiento de aseo oficina
14. Completar formularios de tramites con sii, contador, municipalidad, tesorería, entidades previsionales, entidades de compensación.
15. Redactar cartas genéricas
16. Archivar documentos administrativos, legales, contables
17. Actualizar el archivo de inventario de la existencia de artículos de aseo y oficina, una vez al mes
18. Entregar el pago documentado y firmar la recepción de los productos con el proveedor
19. Distribuir la mercadería correspondiente de acuerdo a la necesidad de cada área.
20. Contactar al proveedor para resolver incidentes,/soporte técnico telefónico / internet / aire acondicionado / art. De aseo y oficina
21. Coordinar la fecha y hora del cambio de filtro del dispensador del agua cada 6 meses.

¿CUÁLES SON LOS REQUISITOS DEL CARGO?

• Asistente Ejecutivo Bilingüe, Asistente Ejecutivo y de Gestión, Técnico Administración de Empresa, Técnico en Administración de Empresas con la mención de Marketing y Ventas.
• Experiencia de a lo menos de 1 año atención al publico, centrales telefónicas y tramites administrativos.
• Conocimiento a nivel usuario Office (Word, Excel, Power Point).
• Ideal conocimiento en ingreso de información en algún ERP o CRM (administración, cotizaciones, comercial, inventarios o proveedores).
• Ideal nivel de inglés básico para contestar llamadas y correos.