Secretaria Administrativa Valdivia

Digitar todo tipo de documentos, informes y correspondencia, según los requerimientos solicitados por la Dirección.
Atención y recepción de público en general, con el propósito de dar respuesta a las consultas de los interesados.
Organizar la recepción, despacho y archivo de documentos internos y externos a la Residencia.
Atender y recepcionar a los niños, niñas y adolescentes (en adelante NNA) y sus familias y dar respuesta a sus consultas según corresponda.
Llevar el control diario de la firma del Libro de Control de Asistencia de los trabajadores, realizando diariamente la suma de horas de la jornada ordinaria y horas extraordinarias trabajadas, además de confeccionar el resumen semanal de horas trabajadas.
Cumplir con las medidas de seguridad establecidas en el uso de los sistemas informáticos y las bases de datos digitalizadas puestas a disposición para su trabajo.
Respetar la confidencialidad de la información recibida, que tiene relación con las intervenciones realizadas a los NNA y familias atendidas.
Mantener las Carpetas del Personal contratado, actualizadas y con toda la documentación mínima requerida que señala el Art. 26 letra b) del Reglamento Interno de la Fundación.
Brindar apoyo logístico administrativo en la gestión de la Dirección.
Brindar apoyo a los trabajadores en cuanto a la documentación y trámites administrativos requeridos ( Form Vacaciones, Formulario día Administrativo, Firma de liquidaciones,etc.) .
Coordinar reuniones considerando agenda del equipo y la Dirección.
Recepcionar y canalizar solicitudes recibidas de forma tanto presenciales, telefónica o digital.
Archivo y actualización de documentación y contactos.
Recibir, registrar distribuir archivar y despachar correspondencia y registros digitales
Mantener actualizadas actas de reuniones de trabajo.
Resguardar, ordenar, administrar el archivo digital, y la información disponible y canalizarla a través de los mecanismos formales.
Redacción de documentos de acuerdo a requerimientos de la Dirección.
Mantener control presupuestario.
Realizar la planificación mensual y la distribución de los gastos.
Controlar presupuestariamente la ejecución de fondos a rendir, fijos y realizar su fiscalización.
Análisis del gasto y control de la ejecución mensual.
Detectar y corregir desviaciones del presupuesto.
Proponer la distribución del presupuesto asignado entre las partidas presupuestarias.
Contabilización de hechos económicos de acuerdo a la normativa vigente.